こんにちは、ITプロパートナーズ編集部です。
フリーランスや個人事業主として収入を得る際にも、会社で働いていた時のような、所得税に対する年末調整のように、所得に対して支払った税金の調整として確定申告が必要になります。この確定申告においては、経費を活用し税金の控除となる仕組みを便利に使うことにより、適切な税金を納めることができ、また節税対策にも繋がります。
しかし、どんなものが経費として計上できるのか？を理解していないと、節税どころか脱税となってしまうリスクもあります。そこで今回は、フリーランスなら必ず知っておくべき経費についてまとめました。
- フリーランスが経費にできるもの・できないものの基準
- フリーランスが経費にできる項目一覧
- 経費を計上する上での注意点
などわかりやすく解説しているので、ぜひ参考にしてください。
なお、フリーランスについて基本的なことを知りたい方は「フリーランスとは」や「フリーランスの税金」の記事も参考にしてみてください。
Contents
フリーランスにおける経費のメリット・重要性とは
まず、経費という定義について触れておきます。
経費とは、事業を行うにあたっての必要なものを購入した際の費用のことを言います。よく言われているが必要経費という言葉ですね。
フリーランスは確定申告を行うことにより税金を納めるという仕組みになっています。この税金の算出方法は、総収入から経費や各種控除金額を引いたものが所得になり、この所得に対して課税をすることになります。
つまり、フリーランスは経費をしっかり計上することで節税対策につながるのです。
例として、あなたがフリーランスデザイナーの仕事をしている場合を考えましょう。
この場合、デザイナーの仕事としてはパソコンをはじめ、デザインの具材と購入する必要があるかと思います。これは、事業を営む上では必要なものを揃えるための行為であり、これらにかかる必要は必要経費として扱うことができます。
仮にデザインのための道具として1万円が必要経費としてかかった場合、確定申告の際に収入からこの費用を引くことができます。そうするとその分、納めるべき税金額も下げられるのです。
このように、フリーランスが取引先へ成果物を納品する際にかかった費用は事業を営む上での必要経費として扱うことができ、結果として節税に繋がるので、フリーランスにとって経費は非常に大切になります。
ただし、私的に購入したデザインの道具に対しては必要経費としての扱いにはできないので注意が必要です。具体的にどんなものが経費にできるのか、できないのか、詳しくみていきましょう。
経費にできるもの・できないものの基準
必要経費は確定申告時の際に収入から差し引くことができますが、なんでも必要経費とすることは問題があります。基本的には先ほどお伝えした通り、
- 私的な支出：経費にできない
- 業務で発生した支出：経費にできる
という考えで間違いはないのですが、難しいのは「プライベートを事業、両方を兼ねる支出」です。例えば、IT系フリーランスの方であれば「通信費」などが該当するかと思います。
このような支出については、事業として使った分を費用として計上する必要があり、これを家事按分（かじあんぶん）といいます。もしあなたが自宅を事務所として兼ねている場合は、
- 家賃
- 光熱費
- 通信費
などは家事按分し、事業に関連する費用のみを経費として計上するようにしましょう。
フリーランスが経費にできるもの14項目一覧まとめ
家事按分を理解した上で、経費として考えられるものについて14項目を一覧でまとめました。
- 地代家賃：事務所等の家賃
- 水道光熱費：電気・水道・ガス代など
- 広告宣伝費：名刺など自己アピールにかかるもの
- 支払い手数料：振り込み手数料など
- 旅費交通費：電車やタクシー代、宿泊費など
- 新聞図書費：書籍や雑誌など
- 通信費：インターネットや電話代など
- 接待交際費：取引先との食事や接待など
- 外注工賃：外注にかかった費用
- 租税公課：個人事業税や固定資産税、自動車税など
- 給料賃金：従業員がいる場合の給料
- 諸会費：自治会費など
- 消耗品費：プリンターのインク代など10万円未満のもの
- 減価償却費：パソコンや車など10万円以上のもの
それぞれの項目を詳しく解説していきます。
1.地代家賃
例えば、自宅をオフィスや事務所として利用している場合には、その場所を確保するための家賃がこれに該当します。
また、最近では都心部を中心にレンタルオフィスが増えていますが、これらのレンタルオフィスの利用料も対象です。
また、業務上で車を利用して移動しなければならない場合は、駐車場の契約にかかる料金も地代家賃として計上が可能。
一方、自宅をオフィスや事務所代わりにしている場合には、全ての家賃を必要経費として計上することは難しいとされていますので、業務と私的との利用分を仕分けすべく、家事按分が必要となります。
地代家賃における家事按分のポイントは、仕事で利用している１日あたりの時間や、業務で利用している自宅の占有面積の割合を係数として、必要経費を割り出すことになります。
2.水道光熱費
例えば、電気代やガス代、水道代といったものがこれに該当します。
ただ、ガス代や水道代については、算出が難しいこともありますので、通常では、電気代のみを計上することが大半で、家事按分の対象になります。
家事按分の係数としては、使用時間をベースにしますが、一般的な係数としては、地代家賃における家事按分係数を流用することになります。
3.広告宣伝費
フリーランスとして仕事をする上では、自分をアピールするための広告宣伝費が発生します。
例えば、名刺作成も広告宣伝費として扱うことができますし、顧客が集うフリーランスの展示会参加費用についても広告宣伝費として計上が可能です。
さらに、季節ごとの挨拶として年賀状や暑中見舞い作成にかかった費用についても広告宣伝費となります。
ただし、これらは業者に発注した場合に限り、自分で年賀状や暑中見舞いを作成した場合には広告宣伝費としての計上ではなく、印刷で利用したインク代は消耗品費として、はがき代は通信費として計上することになるので覚えておきましょう。
4.支払い手数料
フリーランスが商品購入時において業者へ支払いをする際、基本的には銀行といった金融機関への支払いが一般的ですが、この支払いで必要となる支払い手数料は必要経費として計上することができます。
事業で発生する費用の支払いにかかる手数料は明確性があるため、家事按分の対象ではありません。
5.旅費交通費
顧客や取引先へ足を運ぶ際、移動でかかった交通費を旅費交通費として計上することができます。
この場合、電車やバスの場合は利用料金がわかるメモ、タクシーの場合は領収書が必要。
最近は電車やバスの場合はICカードが普及したことにより、利用明細などのメモが比較的管理しやすくなり、度々メモを取る必要はありませんが、仕事で使った分だけの費用ですので、利用明細を元に仕分けをしておきましょう。
また、車で移動した場合の道路交通料も対象となりますので、ETCの利用明細や請求明細も保管しておくとともに、領収書や明細については基本的に保存義務期間として7年保管が必要なので注意してください。
6.新聞図書費
業務に必要とする新聞や書籍購入においては、これらを新聞図書費で必要経費を計上します。
一方、自宅で利用している新聞購読料は対象外となりますので、注意しましょう。
さらに、購入の際には領収書と、利用科目の詳細を明記しておくと、経費の計上処理がしやすくなります。
7.通信費
通信費は業務上、最も発生する必要経費とされています。
例えば、はがきや手紙を送る際の郵便料金をはじめ、携帯電話や固定電話の費用、インターネットなどの通信でかかるプロバイダー契約料と利用料、レンタルのサーバーやドメイン利用料、クラウド利用料など、ありとあらゆる通信手段において、この通信費として計上をすることになります。
一方で、私的に利用している場合で発生する費用は除外する必要があり、プライベートで電話を利用し、インターネットを利用する場合には、家事按分をする必要があるので、利用の明細はしっかりと管理しておきましょう。
8.接待交際費
取引先との飲食にかかる費用はこの接待交際費として費用計上します。
しかしながら、この接待交際費が多く計上されてしまうことにより、確定申告時においては税務署から指摘を受ける場合があります。
税務署としても、私的な飲食代かそうでないかの区分けや、判断が難しいという要素も含んでいますが、必要経費として計上するには発生した日付や時間、場所、および取引先との相手などを管理し、領収書とセットで管理しておくことをお勧めします。
この接待交際費の上限がいくらかという定義はないものの、税務署からの指摘を受ける前に、発生した際の詳細情報を記録しておくと良いでしょう。
9.外注工賃
事業の拡大や、業務繁忙の場合には、一部の取引先からの業務依頼を外注する場合もあると思います。
これらの外部発注でかかった費用については外注工賃という科目で費用計上をしていくのですが、この場合、外注者との間で源泉徴収の方法をあらかじめ決めておき、税込か、税抜きかを明確にし、外注者に料金を支払うことになります。
10.租税公課
この租税公課とは、税金といった公の負担金のことを言います。フリーランスとして租税公課として経費として扱うことができるものは、個人事業税のほか、固定資産税、不動産取得税、自動車税、登録免許税、印紙税にかかる費用となります。
ただ、固定資産税や不動産取得税、自動車税については、事業用と個人用で併用することもありますので、家事按分を忘れないようにします。
11.給料賃金
従業員に支払う給与については、この給与賃金という科目で費用計上をしていきます。
従業員がいない場合には関係のないものとなります。
12.諸会費
フリーランスの事業内容によって、その業界団体への加盟のほか、オフィスを構える場所における自治会費などが必要な際は、この諸会費として費用計上をします。
13.消耗品費
プリンターのインク代を始め、プリンターの用紙代や文房具といった消耗品については、この消耗品費として費用計上をします。消耗品として計上できるのは10万円未満のものとなり、10万円以上は次の減価償却費に該当します。
この消耗品費については領収書や納品書といった履歴を残しておくようにしましょう。
14.減価償却費（パソコンや車など）
この費用は、資産価値のあるもので耐用年数に応じて分割して申告する経費のことを言います。
例えば、10万円を超えるパソコンや車、デジタルカメラなどは長期間利用するものとして減価償却の対象となります。
パソコンの場合は、耐用年数は4年となりますので、購入価格をその年数で割った費用を経費として申告していくことになるのです。
なお先ほどお伝えした通り10万円未満の場合は、消耗品費として計上することになります。
フリーランスが経費にできるのはいくらまで？割合は？
前述の通り、現在の確定申告の仕組みは、収入金額から必要経費を引いたものが所得となり、この所得に対する税金を納めるというものです。従って、所得が少ない場合には税金も少なくなるので、「できるだけたくさん経費として計上したい」と考える方もいるでしょう。
しかし、収入に対して経費が多すぎると税務署からチェックが入りますので注意が必要になります。では、フリーランスが経費にできるのはいくらまでなのでしょうか？
実はこれは業種や人によって様々なので一概には言えません。ただし、一般的にフリーランスの場合は経費率がおよそ6割程度を超えてしまうと脱税が疑われ税務調査の対象となる可能性があると言われています。例えばフリーランスエンジニアの経費率は4割〜5割程度が一般的と言われています。
もしも不正に経費を計上しすぎた結果、税務調査が入った場合、重い追徴課税の納付を求められる可能性があります。
しかしもちろん、正しく経費を計上した結果、高い経費率になってしまっている場合は万が一税務調査が入ったとしてもきちんと証明ができれば問題ありません。正しい経費計上をしているか証明するためには領収書をきちんと保管するなどの必要があります。詳しくは次の注意点でみていきましょう。
フリーランスの経費における注意点
では、最後にフリーランスにおける経費の注意点を解説します。
領収書は7年間保管しておこう
経費を計上する場合、業務として購入した商品などの領収書を7年間保管しておく必要があります。
何故なら、確定申告の際に領収書を提出する必要はありませんが、税務調査が入った場合に、正しく経費計上をしていたか？の証明として領収書やレシートの提出を求められることがあるからです。
青色申告をした場合、経費計上した領収書は7年間の保管義務があるので、捨てずにきちんと保管しておきましょう。（白色申告の場合は5年間）
独立準備にかかった費用も経費になる
また、これからフリーランスとして活動しようと独立準備を進めている方は、独立準備にかかった費用も後から経費になるため、領収書を保管しておきましょう。
例えば独立準備の為に参加したセミナーやそれにかかった交通費、作成した名刺、サーバー代などは独立準備の為の経費として計上できます。
まとめ：フリーランスは経費の管理も大切
いかがでしたでしょうか。
フリーランスにおいても、費用計上をしっかりとしてれば節税に役立つことになります。
ただくれぐれも業務利用、私的利用を明確にする、家事按分は重要ですので、しっかりと管理をしていきましょう。
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