知って得するフリーランスの領収書を保管する方法とは

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フリーランスのみなさま、業務の関係で物品を購入したり、サービスを利用した際に、きちんと領収書を受け取っていますでしょうか?

券売機でSuicaやICOCAなどの交通系ICカードにチャージしても領収書が発行できる時代ですので、領収書を発行してもらえない、ということはまずないはずです。

しかし、わざわざ領収書を発行してもらうのが面倒くさいと感じ、発行して貰っていない方も多いと思います。

そこで今回は領収書を発行してもらうメリットと管理方法をご紹介いたします。

更に後半では、業務の成果物を提供、納品した後、クライアントに「領収書を発行してください」とお願いされたときに役立つ、領収書の書き方のお作法についてもご紹介いたします。

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フリーランスにとって領収書を保管しておく意味とは?

calculator-1112860_1280領収書を受け取るメリットについてまずは見ていきましょう。

フリーランスが領収書を受け取るメリットメリット①活動実績の証明になる

領収書を受け取るメリットはなんといっても、フリーランサーとしての活動実績の証明、つまるところ経費計上での利用だと思います。

そもそもの領収書の本質的な機能・役割は、どのような用途で誰から誰に、いくらの金額が、いつ払われたのか明らかにしておくことです。

つまり、「こういった支出が必要になって、その支出はいくらだったか」を一番分かりやすく端的に証明するものが領収書なのです。

そのため、確定申告の際、領収書の提出は求められませんが、申告書に経費として盛り込んだ項目の根拠となる領収書は、青色申告の場合は7年、白色申告の場合は5年保存しておく必要があります。

フリーランスが領収書を受け取るメリットメリット②税務調査で役立つ

万が一、後から税務調査(税務署が申告内容に不備がないか、改めて調査すること)が行われて資料の提出が求められたのに、申告書の記載の元ネタになる領収書がなかった場合、最悪の場合経費と認められず、追徴課税を受けるなどペナルティーを課される可能性もあります。

フリーランサーの中でも、副業フリーランサーやアフィリエイター、せどらーといった方々は白色申告書・青色申告書ではなく雑所得としてフリーランスとしての収入を申告しているかと思います。

雑所得においても必要経費を申告することができますが、必要経費を申告したのであれば、その根拠となる領収書を保管しておくべきでしょう。

ちなみに、レシートがあれば領収証でも良いじゃない、と思っている方も多いと思いますが、これは半分正解、半分間違いです。

税務署が認める経費の証明書には、

  • 書類の作成者の氏名又は名称
  • 課税資産の譲渡等を行った年月日
  • 課税資産の譲渡等に係る資産又は役務の内容
  • 課税資産の譲渡等の対価の額

以上の4項目が必要と法律で定めています。

多くのレシートは4項目を満たしていますが、レシートの中には、誰が発行したか分からない、つまり「書類の作成者の氏名又は名称」がないものも散見されます。

後からレシートを見て「あ、このレシートは使えない⁉」となるくらいであれば、面倒くさがらずに、なにはともあれ、領収書を発行してもらうスタンスでいた方がベターだと思います。

さて、領収書発行の必要性について理解したところで、管理についてご紹介いたします。

領収書の管理方法の鉄則:年度で分けること

領収書の管理方法としては税務調査を意識した分類をしておくとベターです。

具体的には、ファーストステップとしては、税務調査は確定申告ごとに調査されるのに、まずは年度で分けるのです。

そして、セカンドステップとして白色申告・青色申告の方は申告書のどこの科目に加えたかによって、分けて管理しておくと、「ここの科目は、この袋に入っている領収書の合計金額です」と言った風に見やすくなります。

雑所得の方も「固定費」、「変動費」など自分が確認しやすい単位で良いので、分類しておくと、後々、万が一、税務署から照会があったときに役立つかもしれません。

繰り返しになりますが、まとめると①年ごとに分ける②科目ごとに分ける、が領収書管理の基本のポイントです。

フリーランスが領収書を発行する時に必要な項目と注意点

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続いては自分が領収書を発行する側になったときの、領収書の書き方についてご紹介いたします。

そもそも論として「領収書って絶対に発行する必要があるの?」と疑問に感じているフリーランサーの方も多いのではないでしょうか。

結論から言うと、フリーランサーと言えども、クライアントに「領収書を発行してください」と言われた場合は、原則的には領収書の発行が必要です。

具体的に言えば、クレジットカードの場合は領収書の発行は必要ありません。

それでも発行が求められた場合は、但し書きとして、クレジットカードによる支払いであることを記載の上、発行してください。

なお、このクレジットカードの領収書は法律的な意味での「正式な領収書」ではないため、5万円以上であっても収入印紙なしで問題ありません。

逆に現金払いおよび銀行振込みの場合、領収書の発行は義務とされており、クライアントは領収書の発行拒否を理由に、支払いを行わないことも可能となっています。

そういうわけで、フリーランサーといえども領収書の書き方が分からないでは許されないのです。

ちなみに、領収書の再発行については義務とされていません。

しかし、付き合いの関係で再発行が求められた場合は応じることが多いかと思います。

その際は、それぞれ別の取引の領収書と認識されないように、いつ分の領収書の再発行であるかわかるような但し書きを記載しておくべきです。別の取引の領収書と認識された場合、最悪、届け出ていない売り上げがあるじゃないか、という話にもなりかねません。

領収書の書き方

さて、ここからがいよいよ本題の領収書の書き方です。

すでにお伝えした通り、税務署が認める経費の証明書には以下の4項目が必要です。

  • 書類の作成者の氏名又は名称
  • 課税資産の譲渡等を行った年月日
  • 課税資産の譲渡等に係る資産又は役務の内容
  • 課税資産の譲渡等の対価の額

しかし、この4項目だけでは領収書として成立しません。

足りない情報としては、まず、「書類の作成者の氏名又は名称」にプラスして「領収書作成者の住所」も必要です。

どこの誰がこの領収書を作ったか、完璧に分かるものにしなくてはいけない、ということです。

もう一つが、「宛名」です。

こちらは誰がこの領収書を受け取ったか、分かるようにするためのもので、もっと言えば、他の人に発行されたものを使い回してませんよ、という証明です。

そのため、「上様」ではなく、きちんと屋号や氏名を書いてもらった方がベターでしょう。

そして、忘れてはいけないのが、「課税資産の譲渡等の対価の額」。つまり売上金が5万円を超えた場合は、その金額に応じた収入印紙の添付が必要なのです。

収入印紙は見た目こそ切手のようなものですが、実は印紙税という税金の支払証明書という役割を持っています。

5万円以上の取引が行われた領収書なのに、適切な金額の収入印紙が添付されていない、またはそもそも貼られていない領収書というのは、実は脱税状態にある領収書ということになります。後々、税務署に見つかると面倒なことになる可能性があるので忘れないようにしましょう。

なお、領収書のフォーマット、というものがインターネット上で配布されていたり、文具・オフィス用品のコクヨなどから領収書伝票も発売されているので、それらを使うと、まず記載漏れで恥ずかしい思いをすることは避けられるはずです。

まとめ

今回は領収書について見てきました。

ビジネスを行う上で領収書というものがいかに重要な機能を持っているのか、理解していただけたのではないでしょうか。

領収書の管理が杜撰だったがために痛い目に見ないように、また一流のビジネスマンの嗜みとして適切な領収書の管理、発行に努めていただければと思います。

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「IT起業家・フリーランスの自立を支える」というビジョンの元、「週2日からの業務委託案件を紹介する、ITプロパートナーズ」を運営。 ■BestVenture100に創業初年度で選出 ■取材記事:自立する覚悟が、働き方を変える
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