こんにちは、ITプロマガジンです。
フリーランスがクライアントに対し見積書を発行することには、支払いや仕事内容に関するトラブルを防ぐという大きな意味があります。しかし、「会社員時代に他社宛の書類を発行したことがない」というフリーランスも多いのではないでしょうか？
そこでこの記事では、フリーランスが見積書を作成する際の書き方や盛り込むべき項目について解説します。見積書の重要性や具体的な作成方法について知りたい時に、ぜひ参考にしてください。
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目次
そもそも見積書とは？フリーランスが知っておくべき基礎知識
見積書とは仕事を受ける側が仕事を発注する側に発行する書類で、実際に仕事をした場合にかかる金額を示すものです。必ず発行しなければならないというものではなく、特にフリーランスの場合は見積書を発行せずに受注に至ることも少なくありません。
ただ、見積書を発行することにはさまざまなメリットがあるため、「仕事をしてもらいたい」「任せたい案件がある」といった話を持ちかけられた時は発行することをおすすめします。
フリーランスが見積書を発行する意義・メリット
まずはフリーランスが見積書を発行するのにはどのような意味があるのかを確認しつつ、見積書を発行するメリットについても認識しておきましょう。
クライアントと認識を共有できる
見積書を発行することで、クライアントと仕事の予算や内容、納品する成果物、取引条件などについて共通認識が生まれます。特に価格について事前にすり合わせができるのは大きいでしょう。例えば値引き交渉をされたときにも、「この項目を削ればこの金額を値引きできます」といったやりとりがスムーズに行えます。
フリーランスの場合、メールや口頭のやりとりのみで仕事を受注することもありますが、取引内容があいまいな状態では後でトラブルに発展してしまいかねません。認識のずれや思い違いを防止するためにも、契約前に見積書を発行しましょう。
取引の証拠になる
見積書は「証憑（しょうひょう）書類」の一種で、外部と取引していることを証明するものです。証憑書類は、一定期間保管しておくことが義務づけられています。フリーランスを含む個人事業主の場合、保管期間は白色申告でも青色申告でも5年です。
ただし見積書はあくまでも見積りの段階で発行する書類であり、正確な取引金額を示すものとはいえません。実際の取引金額が分かる「請求書」や「納品書」と合わせて管理しておきましょう。
受注につながる
見積書があることでクライアント側が金額や仕事内容を把握しやすくなり、受注へとつながります。もしもクライアントが複数のフリーランスと取引中で、その中に見積書を出す人と出さない人がいた場合、前者の方が信頼度が高いことはいうまでもありません。取引の不安材料を取り除くという意味でも、見積書は役に立ちます。
また、クライアントから連絡が途絶えた時に、「先日お送りした見積書の件ですが」といったニュアンスで仕事の話を切り出しやすくなるのもメリットです。
フリーランスで見積書が必要になるタイミング
フリーランスで見積もりが必要になるタイミングは、主に以下の2つの場面です。
- クライアントから見積書を求められた時
- クライアントとの取引内容が決まった時
それぞれのタイミングについて詳しくみていきましょう。
クライアントから見積書を求められた時
まずは、クライアントから見積書の発行を求められた時に発行する必要があります。クライアントがどの事業者に仕事の依頼をするか迷っている時は、それぞれに見積書を出してもらい、内容や条件を確認して依頼先を検討します。
見積書がなくても仕事を受注することは可能ですが、クライアントから求められたタイミングで見積書を発行できなければ、受注の機会を逃してしまう恐れがあります。求められた時は、なるべく素早く提出しましょう。
クライアントとの取引内容が決まった時
クライアントと取引内容が決まった時にも見積書を発行することがあります。このタイミングで発行する見積書は、取引内容の認識を統一するのが目的です。受発注の内容を見積書ですり合わせしておくことで、受注後のトラブルを防ぐことができます。
見積書に作業内容やスケジュール、工数などを記載しておくことで、クライアントと取引内容をズレなくすり合わせることができるでしょう。
フリーランスの見積書の書き方とは？記載すべき8つの項目
見積書には大まかなフォーマットがあり、基本的にはそれに従って作成していくことになります。こちらの見積書のサンプルテンプレートを見ながら、記載項目を1つずつ確認しておきましょう。
※以下、番号が対応しています。
1.タイトル
見積書に限らず全ての書類にいえることですが、「タイトル」は上部の目立つ位置に大きく記載し、どういった書類なのかをひと目で見て分かるようにします。見積書の場合は、「見積書」または「御見積書」としておきましょう。
2.宛先
どこに充てて発行した見積書なのかを示す「宛先」には、クライアントの社名や事業所名、担当者の個人名などを記載します。宛先が組織の場合は「御中」、個人の場合は「様」を付けましょう。
- 宛先が組織の場合：◯◯株式会社 御中
- 宛先が個人の場合：◯山◯男 様
- 宛先に組織名と個人名を併記する場合：◯◯株式会社 ◯山◯男 様
- 個人名が分からない場合：◯◯株式会社 営業ご担当者 様
- 相手の肩書きを添える場合：◯◯株式会社 課長 ◯山◯男 様
3.発行日
「発行日」は見積書を発行した日付です。見積書には有効期限を設けるのが一般的であり、「有効期限は発行日より1ヶ月」のように発行日を起点として記載する場合もあるため、必ず発行日を入れるようにしましょう。年月日のみでも構いませんが、「発行日：20◯◯年◯月◯日」としておくと、より分かりやすくなります。
4.発行者の情報
「発行者の情報」は誰が発行した書類なのかを示す項目であり、連絡先でもあります。以下の項目について記載しておきましょう。ロゴマークの画像などを入れ込んでも問題ありません。
- 屋号
- 住所
- 氏名
- 電話番号
- メールアドレス（必要な場合）
- 捺印（必要な場合）
見積書に捺印は必須ではなく、捺印の有無で法的な効力が変わることもありませんが、クライアント側から捺印を求められることがあります。個人名で発行する時は「認印」、屋号がある場合は「角印」を押すのが一般的です。位置は屋号や氏名の右側で、文字に少しだけかかるようにして押すようにしましょう。
5.見積金額の総額
「見積金額の総額」は、内訳の欄の上部に大きめのフォントで記載してください。仕事を受注し完了した場合、ここに記載した金額を請求することになります。
6.見積金額の内訳
「見積金額の内訳」は作業や納品物を個別に書き出し、それぞれの項目の単価などを表形式で記載します。盛り込む項目は次の通りです。
- 品番・品名
- 数量
- 単価
- 金額（項目ごとの小計）
このほか、「税区分（課税・非課税）」や「単位（個・枚・本など）」などの項目を必要に応じて設けましょう。ここで何にいくらかかるかを明確にすることで、見積書に説得力が出ます。
7.見積書の有効期限
「見積書の有効期限」とは、「この日までは記載通りの取引内容で受注します」という意味で記載します。期限を設けることでクライアントに発注を促せるだけでなく、将来的に原材料や作業費などが値上がりした場合に備えられるのがメリットです。
有効期限は、「20◯◯年◯月◯日」のように具体的な日付を入れるか、「発行日より1ヶ月」のように発行日を起点として記載しましょう。
8.管理用ナンバー
「管理用ナンバー」は、見積書を発行した側が管理するために付けておくものです。あってもなくても構いませんが、発行する機会が多いのであれば、何らかのルールを決めてナンバリングしておくことをおすすめします。
その他.備考
「備考」の欄がある場合にはクライアントに知らせておきたいことを記載します。よくある内容はこちらです。
- 実際に受注した場合の納期
- 追加作業が発生した場合の対応
- 振込手数料の取り決め（クライアントに負担してもらうのか、自分で負担するのか）
- 支払い条件（前払いの有無など）
細かいことですが、こういった事項を文章にしておくことで、契約や取引に関するトラブルを防ぐ効果が期待できます。
フリーランスが見積書を作成する時のポイントと注意点
見積書は、大企業から個人事業主まで扱う機会の多い書類です。しかしフリーランスの場合、会社のルールに従って見積を作成すればよい会社員とは注意点が異なります。フリーランスならではの注意点をご紹介します。
相見積もりされていることを考慮する
見積書を作成する際には、クライアントが相見積もりしていることを考慮しましょう。クライアントは依頼先を決めるために、複数の事業者に見積書を提出してもらい、業務範囲や条件などを確認することは珍しくありません。複数の事業者に見積書の提出を依頼することを相見積もりと呼びます。
相見積もりを考慮して見積書を作成する場合は、作業内容と金額のバランスをとることが大切です。受注するために安売りするのも、作業内容以上の金額を提示するのもよくありません。バランスの良い見積書を作成するためにも、クライアントに費用感や作業範囲などのヒアリングをしておきましょう。
安易に値下げをしない
フリーランスの場合、見積金額は全て自分で決めることになりますが、安易な値下げをするのはやめましょう。1度値下げに応じてしまうと、その価格が「定価」として定着してしまい、自分の首を絞めてしまいかねません。
利益が少なくなってしまうだけでなく、値引きしたことが別のクライアントに伝わり、「自社も値引きして欲しい」と言われてしまうこともあります。
「価格が高いと仕事を受注できないのでは」と考えてしまいがちですが、適正価格は守るようにしましょう。
基本業務と追加業務の条件を決めておく
仕事を請けた後で「ついでにこの作業もお願いしたい」と頼まれ、追加業務が発生するというのはよくあることです。しかし、費用の話をしないまま引き受けてしまうと、「作業が増えて結果的に赤字になってしまった」「かかった費用を後から請求したら支払えないと言われた」などのトラブルになりかねません。
見積書の金額内でできる基本業務と、追加作業が発生した場合の対応について、事前に決めておくことが大切です。必要最低限の対応として、備考欄に「受注後に追加作業が発生した場合は追加料金が発生します」などの文言を記載しておきましょう。
納期を慎重に決める
フリーランスの場合、自分1人で仕事を請け負うことになるため、仕事が重なったり想定外のことが起こったりすると納期が厳しくなりがちです。通常3日で完了する仕事だとしても、見積書には「受注後、約1週間で納品」と記載するなど、受注から納品までの期間は少し余裕を持たせておくことをおすすめします。
適切な提出期限を設定しなるべく早く発行する
見積書を作成する際は、仕事にかかる時間や経費を割り出しつつ明確な根拠に基づいて価格を決めるべきですが、時間がかかりすぎるとビジネスチャンスを逃してしまう可能性があります。待たせている間に、クライアントが別の業者と契約を結んでしまうかもしれません。
見積書を出す際は、なるべく早めに提出できるようにしておきましょう。そのためには、「あらかじめ価格表を作っておく」「見積書のフォーマットを用意しておく」といった工夫が大切です。
フリーランスが見積書を作成する際におすすめのテンプレートサービス
見積書は、「紙」や「PDFデータ」で発行するのが一般的です。WordやExcelのデータで送付することもできますが、環境によってレイアウトが崩れることがあり、さらにクライアント側で故意・過失を問わず内容を変更できてしまうため、あまりおすすめしません。ここでは、簡単に見積書を発行できる便利なサービスについてご紹介します。
請求管理ロボ 見積書テンプレート
「請求管理ロボ 無料Excelテンプレート」は、登録不要でExcelの見積書テンプレートをダウンロードできるサービスです。複数あるテンプレートのなかから、自分の好みに合わせてデザインが選べます。請求書や発注書のシートも含まれているため、統一感を持たせつつ手軽に各種書類を作成できます。
Excelテンプレートは汎用性が高く、費用がかからないのがメリットです。品名や数字を入力するだけで見積書が完成し、印刷したりPDFに変換したりすることができます。
Misoca
「Misoca」は見積書や請求書、納品書などを作成・管理できるWebサービスです。有料プランと無料プランがあり、プランによって同時利用可能な人数やサービス内容が異なります。無料プランでは、見積書作成が「無制限」、請求書作成が「月に5通まで」となっています。
Web上で作成した見積書はPDFとしてダウンロード可能なほか、サイトから直接相手にメールで送付もでき、ソフトウェアをダウンロードすることなくさまざまな書類を扱えるのがメリットです。
MakeLeaps
「MakeLeaps」はクラウド上で見積書や請求書を作成・共有できるWebサービスです。無料プランと有料プランがあり、個人事業主から大企業まで、事業規模に合わせたプランを選択できます。
無料プランでは、見積書と請求書の発行が可能。電話・チャットでのサポートがあるほか、メール送付にも対応しています。ただし機能は大幅に制限されているため、入金管理や他サービスとの連携といった便利な機能を使いたいのであれば、有料プランを検討しましょう。
フリーランスの見積書に関するよくある質問
フリーランスの見積書に関するよくある質問をご紹介します。間違えやすいポイントでもあるので、しっかりと確認しておきましょう。
見積書と請求書との違いは？
見積書は取引の契約前に発行する書類であるのに対し、請求書は取引の完了後に発行する書類です。見積書は契約前に業務内容や金額を確認するのに使われ、請求書は業務に対する対価の支払い請求をするのに使用されます。
クライアントは契約前の見積書の発行段階では費用を支払う必要はありませんが、契約後の請求書の段階では費用を支払う必要があります。
見積書と請求書では、役割が大きく異なることを理解しておきましょう。フリーランスの請求書の書き方とテンプレートについては以下の記事をご覧ください。
見積書には消費税や源泉徴収をいれる？
見積書には消費税の記入をする義務はありませんが、クライアントが税込・税別のどちらであるかわかるように明記しましょう。消費税を含めた総額または、別途消費税がかかる旨を記載しておくとトラブルを防ぐことができます。
また、見積書には源泉徴収を含める必要はありません。契約が決まり請求書の段階で、必要があれば記載するようにしましょう。消費税について詳しくは以下の記事をご覧ください。
まとめ
クライアントに対して見積書を発行することには、仕事内容と費用について共有できたり、受注につながったりするメリットがあります。フリーランスになると、書類の作成や発行といった事務作業を自分で行わなければなりませんが、便利なサービスを上手に活用することで負担を軽くできます。無用なトラブルを避けるためにも契約前に見積書を提出し、証拠として残しておきましょう。
- 高額案件を定期的に紹介してもらいたい
- 週2日、リモートワークなど自由な働き方をしてみたい
- 面倒な契約周りはまかせて仕事に集中したい
そのような方はぜひ、ITプロパートナーズをご利用ください！
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