フリーランスの請求書の書き方とおすすめ請求書作成ツール

フリーランス(個人事業主)として活動する中で、請求書を作成しなければならないこともでてきます。

ですが、請求書の書き方は意外と知られておらず、作成せねばならない場合、通常業務以上に苦労することもあるでしょう。

そこで、フリーランスが作る正しい請求書を書く方法を知っておけば、煩わしさからも解放され、クライアントからも一目置かれる存在となるはずです。

▼前提として、フリーランスになる方法が知りたい方はこちら

参考:フリーランスになるには?プロが全てを解説します

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請求書の書き方にはルールが存在する

請求書の書き方には、失礼にならないためのルールが存在しています。

  • 名前の書き方
  • 発行日(請求日)
  • 請求内容
  • 消費税
  • 源泉徴収
  • 振込・システム利用手数料

まずは、この6点のルールを覚え、正しい請求書を書いてみましょう。

「様」と「御中」の使い分け

社名や個人名の後につける「様」や「御中」には使い分けが存在しており、どちらか一方しか使うことができません。

「様」というのは「個人名」に対して使うものであり、「御中」は「社名」や「部署名」に対して使うものになっています。

仮に「山田太郎」という個人に対して請求書を書くのであれば『山田太郎様』となり、「株式会社A 経理部」という部署に対して請求書を書くのであれば『株式会社A 経理部御中』となります。

簡単に言いかえると、個人相手には「様」、法人相手には「御中」がよく使われるというわけです。

しかし、もし法人相手でも請求書に個人名が入る場合、たとえば「株式会社A 経理部 山田太郎」へ請求書を書くのであれば、「個人名」に請求書を書くことになるため、例外的に法人相手でも『株式会社A 経理部 山田太郎様』となる点に注意するといいでしょう。

発行日(請求日)

発行日(請求日)は相手が法人か個人かで、書き方が異なります。

特に法人の場合には、法人ごとに異なるため、あらかじめクライアントに発行日(請求日)の日付をいつにするのか、聞いておく必要が出てきます。

個人相手の場合には、発行日は請求書を書いた当日、文字どおり請求書を発行した年月日を記載します。

しかし、法人相手の場合には、個人と同じでいい場合もあれば、月末にあわせなければならない場合も出てくるでしょう。

これは締め日に関係してくる問題であり、クライアントが法人であるならば、必ず先に発行日をいつにするのか聞いておかねば書き直しになってしまいます。

そのため、法人を相手にしている場合は面倒でも、請求書が必要とされた段階で、発行日はいつにすれば良いのか、聞いておくといいでしょう。

請求内容

何の作業にいくらかかったのか、請求内容は明確にすることが大切です。

請求書を求められているのですから、「○○のプロジェクト」で100,000円、といったアバウトな書き方をされても、請求書を受け取る側からすると「何をやってもらい何にかかった費用なのか」が明確になっておらず、受け取ったその場では理解できても、数か月後に同じ請求書を見て詳細を覚えていることはまれでしょう。

身近な例でいえば、レシートがあります。

スーパーやコンビニで買い物をした際にレシートが発行されますが、合計額だけ書かれた紙を渡されたのであれば、詳細に何を買ったのか、家計簿をつける際にも理解がしづらくなります。

確かにスーパーやコンビニでも、申し出れば「領収書」が発行され、明細の発行なしに経費の精算や確定申告にも利用ができるものは発行されますが、「請求書」の場合にはレシートのように請求内容を明確にすべきです。

消費税

消費税は内税か外税か明確化し、各単価は税抜きで記載し小計の後ろに消費税を書くのが一般的になっています。

これは内税方式なのか、外税方式なのか明確化させることで、計算に誤りがないことをクライアントに確認してもらえる役割を持っています。

たとえば、外税方式で50,000円の短編プロモーションビデオ作成依頼をこなした場合、単価と小計は50,000円、消費税が5,000円、合計は55,000円の請求書が作れるでしょう。

内税方式であっても消費税の計算は必要となるため、消費税の額が空欄にならないよう気をつけて作業にあたるべきです。

また、増税の影響で、消費税は10%になっているため、計算ミスにも気をつけたいところでしょう。

源泉徴収

源泉徴収は所得税に関わるもので、クライアントによって源泉徴収の有無が異なります。

まずは、源泉徴収をするか否か、請求書作成前にクライアントへよく確認しておくといいでしょう。

ほかにも注意する点があり、源泉徴収をする場合であっても、クライアントの支払金額によって、源泉徴収額が異なってくる点です。

100万円以下ならば「支払金額×10.21%」、100万円を超える場合には「(支払金額-100万円)×20.42%+102,100円」の式に当てはめ計算を行わねばなりません。

源泉徴収は必ずしも行うものではないため、クライアントとよく話をして、源泉徴収はどう取り扱うのか、あらかじめ聞いておくことが大切です。

振込・システム利用手数料

振込手数料や、クラウドソーシング利用時のシステム利用料など、各種手数料はクライアントとフリーランサーどちらが負担するのかあらかじめ明確にし、請求書を作成しましょう。

フリーランスで報酬を受け取るためには、ほとんどの方がクライアントから銀行振込をしてもらうか、クラウドソーシングの仲介をしているサービスを利用することになります。

これらの手数料負担がクライアントとフリーランサー、どちらの負担になるのか明確になっていないと、正しい請求書を作ることはできません。

各種手数料は、利用する銀行やサービスによっても異なってくるため、実費としていくら必要になるのか、請求が必要な場合には特に注意して計算を行うべきです。

銀行によっては、同銀行や同支店間だと、振込が無料だったり安くなったりする場合もあるため、「実費」がいくらであるのか、必ず確認する必要があります。

これを忘れると正しい請求書にならない

請求書には書き方が存在しているのはわかりましたが、WordやExcelで自作していると、忘れがちな項目も存在します。

  • 振込先の記載
  • 経費の精算
  • 領収書の管理

請求書と経費の請求を、一枚の用紙だけで同時に行うことは一般的にはありません。

別紙が必要となり、経費の精算まで正しく行うことができて、初めて正しい請求書を書けたと言えるのです。

振込先の記載

請求書には、銀行であれば振り込んでもらいたい銀行口座となる振込先の記載が必須となります。

当たり前ですが、記載がないとクライアントは振込先がわからず、報酬の支払いが遅れる原因ともなってしまうでしょう。

複数回に渡り取引の経験があっても、振込先の記載をするのは、請求書を作る上で重要なことです。

たとえば、各種サービスを利用した際に銀行振込を選択した場合、請求月ごとに請求書が送られてきますが、そこに「以前もお知らせしている振込先に決まっている」と振込先の記載がなければ、どこに振り込めばいいのかユーザーは困ってしまうでしょう。

それと同じことであり、フリーランスでも請求書を作成するのであれば、振込先はしっかりと記載する必要があります。

普通預金なのか当座預金なのか、また何支店なのか、漢字の間違えやうっかりミスも発生するため、間違いがないことを確認してある定型文を用意しておくと便利です。

経費の精算

かかった経費は、クライアントや案件にもよりますが、経費として計上し清算することもできます。

ですが、作業の請求内容と同じで、何にいくらかかったのか、明確にする必要が出てくる点に注意が必要です。

また、経費を精算する場合、請求書とひとまとめにせず、別紙に経費精算書としてひとまとめにするのが一般的で、スマートな方法です。請求書にひとまとめにしてしまうと、請求品目が少なければいいのですが、品目が増えてくると、読みにくい請求書になってしまいます。

そのため、経費の精算を行う際には、何にいくらかかったのか、請求書とは別途、経費精算書として明確にして請求するといいでしょう。

領収書の管理

経費を精算する場合には、領収書が求められることもあります。

領収書は、管理をおろそかにしていると、正しい請求書を作ることができません。

フリーランスでなく会社員でも同じことなのですが、会社へ経費として請求する場合に、領収書がないと受け付けてもらえないことも多いです。

たとえ本当に口頭や文書で伝えた内容が真実だとしても、証明するものがなければ、法人は特に決算もある関係上、受け付けにくいのです。

領収書は「領収書」として発行してもらったものだけでなく、交通費としてICカードの印字を証明に使うこともできるため、フリーランスとして働くからこそ、請求書のためだけでなく、確定申告にもつながるものとして、領収書の管理をしっかりと行っておきましょう。

フリーランスが使うべきおすすめの請求書作成ツール

フリーランスとして働く上で、請求書を作る機会がいつ訪れるかわかりません。

今からでも簡単に使え、請求書も楽に作ることのできるおすすめのツールを紹介します。

freee

freeeはスマートフォンからも使うことができるクラウド会計ソフトで、請求書も作成することができます。

月額980円のスタータープランでも十分で、請求書も一から作成することなく、ひな形を使って作成が可能であるため、クライアントも理解しやすく、入力項目の作り忘れも減る設計です。

ほかにも、確定申告に向けた処理も一元管理できるため、フリーランスとして働くのであれば、請求書の作成時はもちろん、請求書を作っていなくとも利便性の高いツールです。

freee公式サイト

Misoca

Misocaは、軽減税率にも対応した、クラウド見積・納品・請求書ツールです。

無料プランも利用でき、請求書の作成が月間5通以内であれば、請求書を簡単に作成することもできます。

有料のプラン15やプラン100になると、月間に作成できる請求書を増やすことができるほか、請求書の郵送や決済サービスの利用も可能になるため、フリーランスにとって利便性が増します。

また、軽減税率にも対応していることで、税率が10%でも8%でも、迷うことなく請求書が作成できるでしょう。

Misoca公式サイト

マネーフォワード クラウド請求書

マネーフォワード クラウド請求書は、定期的に同じ請求書を発行する場合にも対応したクラウド請求書作成ツールです。

ほかにも、マネーフォワードの会計ソフトと連携することにより、確定申告の管理も楽に行えるようになっています。

1か月間、有料のプランを無料体験できるため、実際に使ってみて使いやすいかどうか、試せるのもいいところです。

もちろん、フリープランで請求書の作成を容易化することも可能であり、無料版と有料版を比べ、無料版では足りない部分を有料プランでどのようにコントロールできるのか、試していくといいでしょう。

マネーフォワード クラウド請求書

まとめ:請求書の基本を押さえつつ作成ツールを使うのが効率的

請求書には書き方がありますが、おすすめでも紹介した作成ツールを使っても、基本を押さえていないと誤った請求書になりがちです。

正しい請求書を作るためには、請求書の基本を理解し、自分で一から請求書を作成するより効率的かつミスも減る、請求書作成ツールを使うのがベストと言えるでしょう。

基本機能は無料でも利用可能ですが、細かな機能を使うとなると、有料プランへの加入が必要になってきます。

ですが、費用対効果を考えれば、フリーランスで月額1,000円程度の支出が増えようとも、有料プランを使うと各ツールで利用できる制限が狭まり、請求書作成に関連する業務が効率化されます。

フリーランスだからこそ、凡ミスや時間のロスを減らすために、請求書の基本を押さえた後には、請求書作成ツールを利用するといいでしょう。

 

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「IT起業家・フリーランスの自立を支える」というビジョンの元、「週2日からの業務委託案件を紹介する、ITプロパートナーズ」を運営。 ■BestVenture100に創業初年度で選出 ■取材記事:自立する覚悟が、働き方を変える
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