こんにちは、ITプロマガジンです。
フリーランスという働き方は自由で縛りがない一方、徹底した自己管理が必要になります。多くのフリーランスが複数の案件を並行して受注しています。しかし、管理がうまくできていないと、タスクの現状を把握できない、タスクの一部を見落として抜け漏れが生じるなどの弊害も生じます。
本記事では、フリーランスにおすすめのタスク管理ツール10種類をご紹介します。タスク管理ツールの選び方のポイントや、タスク管理をするメリット、タスク管理を適切にする際のポイントなども合わせて解説します。最適なタスク管理ツール選びの参考にしてください。
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フリーランス市場は売り手市場であるものの、いまだに正しいノウハウが確立されておらず、多くの方が案件探しに苦労されています。
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Contents
フリーランスがタスク管理を徹底すべき理由
フリーランスは自分の裁量で仕事を決められるだけに、できるだけ多くの収入につなげたい、継続的に受注してくれるクライアントを増やしたいなどの理由から、複数の案件を掛け持つことが多いです。
その結果スケジュールに遅れが生じ、納期を守れないなどのミスが生じる恐れがあります。また、スケジュールが過密なあまり、やるべきタスクに抜け漏れが生じ、不完全な状態でクライアントに成果物を提出する可能性もあります。
こうしたミスが続くと、クライアントからの信頼低下につながり、継続的に案件を受注できなくなる恐れもあります。
以上の理由から、徹底したタスク管理は必須といえます。
フリーランスにおすすめのタスク管理ツール10選
それでは、フリーランスにおすすめのタスク管理ツール10選を、それぞれの特徴を踏まえながら順に紹介していきます。
なお、フリーランスに役立つアプリは以下の記事で目的別で紹介しているので、タスク管理以外のアプリも探されている方は、参考にしてください。
1.Google ToDoリスト
Google ToDoリストは、Googleが提供するGmailやDriveなどのサイドバーに標準的に付随しているタスク管理機能です。スマホで利用する場合は、アプリをインストールして利用できます。
Googleカレンダーと連携しているので、日時および想定される所要時間を登録して、細かくスケジュールを埋めることも可能です。
PCやスマホ、タブレットなど、デバイスを問わず横断的なタスク管理ができるのもうれしいポイントです。
2.Microsoft To-Do
Microsoft To-Doは、Microsoftが提供しているタスク管理ツールです。
毎日・毎週のタスクをオンラインで登録・更新して管理できます。各タスクを簡単なステップに分けてリマインダーを設定するなどの工夫で、漏れのないタスク管理が可能です。
デスクトップ版とモバイルアプリ版の両方があるため、デバイスを問わず利用できるうえに、Microsoftのアカウントがあれば、追加料金なしで利用可能です。同僚や家族、友人とのリスト共有も簡単にできます。
3.Trello
Trelloは、カンバン形式でタスクを管理できるツールです。一枚のボードの上にタスクを、カードとして登録し、達成度に応じて次のステージへと右側にドラッグすることで、効率的なタスク管理ができます。
タスクをボード上に付箋のように配置し、いつまでに何をやるべきかが視覚的に把握しやすいなど、直観的かつシンプルな使い勝手が魅力です。
Trello には、小規模のチームや複数のプロジェクト管理向けなど複数のプランが用意されており、無料で利用できるフリープランもあります。
4.Todoist
Todoistは、16年以上にわたり多くのユーザーや企業に使用されてきた豊富な実績があるタスク管理ツールです。
Todoistの魅力はシンプルな使い勝手。やるべきタスクを登録しておくと、ボード上で期限に応じて自動的に整理されるので、何を優先してやるべきかなど、全体像が一目で把握できます。
無料プランでは、最大5つまで個人プロジェクトを管理でき、メールやカレンダーなどとの連携も可能です。
5.Jooto
Jootoは、株式会社PRTIMESが提供しているタスク・プロジェクト管理ツールです。
縦方向にリストでタスクを管理できるカンバン方式で、ドラッグ＆ドロップでタスクを自由に登録・移動でき、ステータスを一目で把握できる手軽な使い勝手が魅力です。また、ラベルを活用してタスクを優先度や分類ごとに視覚的に把握できます。
個人向けには、無料プランに加え、月額500円以下で利用できる有料プランも提供されています。
6.TickTick
TickTickは世界的に配信・利用されているタスク管理ツールです。無料版でもリマインダー機能やサブタスク機能、繰り返し設定など、タスク管理に役立つ機能が充実しています。
TickTickで特に見逃せないのが、ポモドーロ・テクニックをベースとしたタイマー機能です。ポモドーロ・テクニックとは25分×4セットを基本とし、「25分作業し、5分休む」の繰り返しで集中力を維持する仕事の進め方です。TickTickのタイマー機能を活用すれば、仕事の生産性向上に役立ちます。
7.Remember The Milk
Remember The Milkは、世界中で100万人以上のユーザーに利用されているタスクおよびスケジュール管理ツールです。
UIはシンプルで見やすく、必要最低限の情報でタスクを手軽に登録できます。タスクやスケジュールは複数のデバイス間で同期され、メールやテキストメッセージ、SNSなど複数のチャネルで通知の受信が可能です。
登録したタスクはさらに複数のサブタスク、さらにその下のより細かなタスクへと細分化できます。
8.TaskChute Cloud
TaskChute Cloudは、一日のスケジュール管理に役立つタスク管理ツールです。
TaskCbute Cloudの魅力は、各タスクに要する時間の可視化がしやすい点です。登録したタスクに見積もり時間を入力し、さらに実績時間を記録することで、時間の使い方の改善にも役立ちます。
9.Superlist
Superlistは海外で開発・配信されているツールです。現状、ベータ版が配信されており、日本語版は提供されていませんが、日本語での入力は可能です。
リストと呼ばれるページには、タスクを登録するだけでなく、メモや画像なども登録できます。個人のプロジェクトだけでなくチームワーク、日々のスケジュール管理などにも活用できます。
GmailやSNSなどさまざまな外部アプリとも連携可能です。
10.ClickUp
ClickUpは、業務に役立つ多種多様な機能が1か所に集約されたタスク管理ツールです。
画面は全体を俯瞰しやすいビューになっていて、各チームやプロジェクトはスペースやフォルダ、リストを活用して分かりやすく分類でき、タスク管理も個々のニーズに合わせて簡単にカスタマイズ可能です。複雑なプロジェクトをサブタスクやチェックリストで細分化し、分かりやすく整理できます。
他にも、各タスクの自動トラッキングなど、とにかく便利な機能が満載なのが魅力です。
フリーランスのタスク管理ツールの選び方
ここまでフリーランス向けのタスク管理ツール10選を紹介してきました。しかし、いざ実際に管理ツールを選ぶとなると、どういったポイントで検討したらよいかわからない、という方も多いのではないでしょうか。
タスク管理ツールを選ぶ上で押さえておくべき3つのポイントをご紹介します。
使いやすいUIになっているか
タスク管理ツール選びで何といっても大事なポイントは、UIの使いやすさです。
何しろ毎日使うものなので、見やすさや操作性など、使い勝手がよいかどうかをしっかり検討しましょう。
使い勝手が悪いUIのツールを無理して使い続けていると時間がかかり、精神的にもストレスが溜まってしまいます。タスク管理ツールを導入したことによって作業効率が下がってしまっては本末転倒です。自分にとって使いやすいUIを備えたツールを選びましょう。
目的に応じた機能があるか
目的に応じた機能があるかどうかも、管理ツールを選定する際に考慮すべきポイントです。
実際、管理ツールの中には、多機能すぎて不必要なものが多く使いづらいものが多々あります。また、カレンダーやプロジェクトの進捗管理機能など、タスク管理以外の機能があるため使用しづらいケースもあります。
例えば「各タスクを見積り時間内に終わらせたい」「タスクの期限を守れるよう、事前に通知が欲しい」など、使う目的に合った機能を備えたツールを選ぶようにしましょう。
費用が必要かどうか
無料で利用できるのか、それとも費用がかかるのかどうかも検討すべきポイントです。無料のツールでも、自分の目的や求める使い勝手に合致した機能を十分に備えている場合もあります。
場合によっては、必要な機能を使用するために有料のツールを導入する必要があります。その際、金額に見合ったツールなのか、また料金体系の面でも買い切りなのか、ランニングコストがかかるのかもよく検討しましょう。
有料なのが悪いわけではありません。機能や使い勝手が支払うコストに見合っているかを論点に検討することをおすすめします。
フリーランスがタスク管理をするメリット
そもそも、フリーランスがタスク管理をすることでどのようなメリットが得られるのでしょうか。3つのポイントに分けて詳しく見ていきます。
タイムマネジメントが適切に行える
タスク管理を通じて、タイムマネジメントが適切に行えるようになります。
タスク管理をすると、各タスクの見積り時間に対して実際にどれくらいの時間を要したのか、きちんと期限・納期を守れたのかなど、自分の仕事への取組み状況をレビューしやすくなります。
結果、次からはより効率的に無駄なく作業を進められるよう、タイムマネジメントを意識して動けるようになります。なお、フリーランスにおすすめのスケジュール管理アプリは以下の記事で紹介しています。
業務の抜け漏れを防げる
タスク管理ツールを使用することで期待されるメリットの一つが、業務の抜け漏れを防げる点です。特に複数の案件を抱えている場合は、厳しいタイムマネジメントが必要になります。
タスクをツール上で細かく登録して可視化すれば、現時点で自分が抱えている業務の全体像が把握でき、適切な時間配分がしやすくなるとともに、業務の抜け漏れを防止しやすくなります。
アラームなどの通知機能をうまく活用すれば、より万全に抜け漏れチェックができるでしょう。
休みを捻出しやすくなる
休みを捻出しやすくなるのも、タスク管理をすることで得られるメリットの1つです。
タスク管理を通じてやるべき業務と期限が明確になることで、いつまでに何をすべきかがはっきりと把握できます。
全体像が見えてくると、何に時間をかけるべきか、逆に何を手早く終わらせるべきかといった見極めもしやすくなるので、無駄を省いて業務に区切りをつけられるようになり、休みを確保できるようになります。
フリーランスがタスクを適切に管理するポイント
次に、フリーランスがタスクをより適切に管理する上で意識すべきポイントを4つ解説します。
タスク管理に使用するツールを1つに絞る
使用するタスク管理ツールは、1つに絞りこむのがポイントです。
例えばアプリやExcel、メモ用紙など、複数のツールを併用してタスクを管理していると、記録が分散されて全体像が把握しづらくなり、見落としなども起こりやすくなります。あちこちに記録を付けなければならないので時間も手間もかかり、しまいには記録そのものが面倒になって、タスク管理そのものが頓挫しかねません。
案件や業務の種類ごとにツールを分けるといった使い方よりは、すべての案件と関連するタスクを1か所で記録して、全体的に業務効率を上げる工夫をしましょう。
タスクを期限の有無で分け、優先順位をつける
タスクを期限の有無で分類し、優先順位をつけて管理するのも重要です。
タスクにはそれぞれ期限があるもの、ないものがあります。期限にしても今日中や1週間先、クライアントから特に急ぐよう頼まれているものなど、それぞれ緊急度や重要性が異なります。
こうした重要度や緊急度をベースに色分けするなどの方法で、タスクの優先順位を付けて管理すれば、まず何から先に手を付けるべきかが自ずとわかり、時間配分もしやすくなります。
タスクを細分化し整理する
タスクの中身を細分化して整理するのも大事なポイントです。
例えば「クライアントとのミーティング」にしても、「日時の調整」「ミーティングツールの選定」「共有する資料の準備」「ミーティング後の議事録の作成」などさまざまなサブタスクがあります。「共有する資料の準備」というサブタスクにしても、その下に事前の調査やデザインなど、さらに細かいタスクに分割する必要があるかもしれません。
できるかぎりタスクを細分化して、自分が何をいつまでにすべきかを隅々まで把握するようにすれば、抜け漏れも防止しやすくなります。
タスクごとに必要な時間を計算し実行する
タスクごとに、完了までどれくらいの時間が必要かを計算したうえでタスクを管理し、実行するのも有効です。
最初のうちは、タスクに必要な時間を正確に見積もるのは難しいでしょう。得意分野でさほど時間がかからない業務、苦手あるいは未経験で時間がかかる業務といった傾向の違いもあります。
まずは予想よりも長めに時間を見積もって時間配分を行い、タスクを管理・実行するようにしましょう。これを繰り返しているうちに、各タスクで正確な作業時間を見積もれるようになります。
まとめ
フリーランスは自由な働き方であるだけに、受注した案件は責任をもって期限までに完了できるよう自己管理を徹底させることが不可欠です。タスク管理ツールを使用すれば、適切なタイムマネジメントが可能になり、抜け漏れを防止して休みも捻出しやすくなります。
業務効率を上げたい、期限を守りたい、抜け漏れをなくしたいなど、タスク管理をする目的もさまざまです。タスク管理の目的を達成できる機能を備えつつ、使い勝手のよいツールを選ぶためにも、ぜひ今回ご紹介したポイントを参考にしてください。
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