こんにちは、ITプロマガジンです。
フリーランスは、自分で仕事量を調整できる一方、案件ごとの納期や作業時間、打ち合わせ、プライベートの予定まで自分で管理する必要があります。複数案件を並行していると、「予定は入れていたのに作業時間が足りない」「急な修正が入り、別案件の納期まで厳しくなった」といった状況も起こりがちです。
そこで本記事では、フリーランスがスケジュールを管理する具体的な手順と、おすすめのアプリ15選を紹介します。カレンダー、タスク管理、プロジェクト管理の3種類に分けているので、自分が管理したい内容に合わせて選んでください。
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フリーランス市場は売り手市場であるものの、いまだに正しいノウハウが確立されておらず、多くの方が案件探しに苦労されています。
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目次
フリーランスにスケジュール管理が重要な理由
フリーランスは、仕事量や納期、日々の作業予定を自分で管理する必要があるため、スケジュール管理が欠かせません。複数のクライアントと取引している場合は、案件ごとの作業だけでなく、打ち合わせや確認依頼、修正対応なども並行して発生します。
予定を整理しないまま仕事を進めると、納期の重複やタスク漏れに気づくのが遅れ、自分が対応できる仕事量も判断しにくくなります。納期遅延や打ち合わせの失念はクライアントからの信頼にも影響するため、予定と作業量を継続的に把握することが重要です。
フリーランスがスケジュールやタスクを管理するメリット
スケジュール管理は、単に予定を忘れないためだけに行うものではありません。抱えている仕事を可視化すると、優先順位や空いている時間が分かり、新しい案件を受けられるかどうかも判断しやすくなります。主なメリットを3つ紹介します。
業務内容を把握しやすくなり効率化につながる
フリーランスがスケジュールやタスクを管理する利点は、業務内容や完了までの予定を把握することで業務効率化につながる点です。1つの案件でも複数の工程に分けてタスクを細分化できるため、業務を進めやすくなります。
スケジュール管理アプリで今抱えている業務を可視化すれば、追加で仕事の依頼がある場合でもスケジュールを確認して受注できるかどうかを迅速に判断できます。
優先順位が明確になり納期を守りやすくなる
タスクを管理すると、締め切りや重要度をもとに着手する順番を決めやすくなります。
複数の仕事を抱えていると、目についたタスクや短時間で終わる作業から手を付けてしまい、重要な仕事が後回しになることがあります。特に、納期が同じでも作業量が異なる案件では、締め切りだけを見ていると着手時期を誤りかねません。
各タスクの期限と必要時間まで整理しておけば、「今日終わらせる作業」「今週中に進める作業」を分けられます。結果として、納期から逆算して仕事を進めやすくなるのです。
休みを確保しやすくなる
スケジュールやタスクを管理するメリットは、タイムマネジメントが可能になり、休みを確保しやすくなることです。
今抱えているタスクと期限が明確になるため、いつまでに何をすればよいのかがはっきりします。業務の区切りをつけやすくなることで、休日を入れるタイミングも分かります。
今まで「十分な休みを取れなかった」という方は、スケジュールを立てる際にあらかじめ休日や休息時間も予定に組み込み、そのうえで納期から逆算して作業時間を確保するとよいでしょう。
フリーランスがスケジュール管理を怠るリスク
フリーランスがスケジュールを整理していないと、予定や納期を忘れるだけでなく、自分が対応できる仕事量も把握しにくくなります。ここではフリーランスがスケジュール管理を怠る主なリスクを紹介します。
予定忘れやタスク漏れが増える
フリーランスがスケジュール管理を怠ると、予定を忘れたりタスク漏れが増えたりする可能性があります。
自分の頭の中にすべての予定やタスクを入れているつもりでも、ミスが重なって気持ちに余裕がなくなると目の前のことにだけ集中してしまい、他のことを考える余裕がなくなる場合もあるでしょう。
その一方で、スケジュール管理をしていれば先の予定が決まっているため、目の前の作業に安心して没頭できます。
納期遅延でクライアントの信頼を損なう
納期遅延や予定の失念が続くと、仕事の品質とは別の部分でクライアントからの信頼を損なう可能性があります。
フリーランスとして仕事を進めるなかでは、成果物の品質だけでなく、期日までに納品することや必要なタイミングで連絡することも当たり前に求められるものです。スキルが高くても、毎回納期を変更したり、重要な連絡への対応が遅れたりすれば、クライアントは次の仕事を任せにくくなるでしょう。
その結果、継続依頼を見送られたり、新しい案件を相談されにくくなったりすることも考えられます。
仕事を抱えすぎて休みを取りにくくなる
現在の稼働量を把握していないと、自分が対応できる範囲を超えて仕事を受けてしまうことがあります。
例えば、カレンダー上では納期が重なっていなくても、それぞれの案件に数日分の作業が必要なら、実際には空き時間がない場合があります。そこへ追加案件を受けると、夜間や休日を使わなければ納期に間に合わない状態になりかねません。
受注量が増えるほど売上は増やしやすくなりますが、作業時間を把握せずに案件を増やすと、休息時間まで仕事で埋まりやすくなります。
フリーランスがスケジュール管理を適切に行う手順
フリーランスのスケジュール管理では、納期や打ち合わせをカレンダーへ登録するだけでは不十分です。複数案件を並行している場合は、クライアントごとに必要な作業を洗い出し、優先順位や作業時間を整理したうえで、実際に作業する時間まで確保する必要があります。重要な手順は以下の6つです。
- 予定やタスクを洗い出す
- 予定やタスクに優先順位をつける
- 作業時間を見積もり無理のない計画を立てる
- スケジュール・タスク管理ツールで整理する
- 案件ごとの作業時間を確保する
- 定期的に振り返りスケジュールを調整する
以下では、それぞれについて紹介します。
1.予定やタスクを洗い出す
スケジュール管理をする際にまず重要となるのは、すでに決まっている予定やタスクを把握することです。ノートやメモ、ツールを使用して予定やタスクを洗い出します。このとき、仕事だけでなくプライベートの予定も合わせて洗い出しておくと、休みが取れなくなる事態を防げます。
特に、フリーランスは仕事とプライベートの区切りをつけにくいため、あらかじめ仕事は9時から18時まで、18時以降はプライベートの時間にするなど1日の大まかな時間割を決めておくとスケジュール管理がしやすくなるでしょう。
なお、フリーランス向けのタスク管理ツールは以下の記事で紹介しています。
2.予定やタスクに優先順位をつける
予定やタスクをすべて洗い出した後は、それぞれの優先順位を決めていきます。優先順位をつける理由は、より重要かつ緊急性のある予定やタスクを分かりやすくするためです。優先順位をつける際は、以下の4種類に分ける方法があります。
- 重要かつ緊急性が高いタスク
- 重要だが緊急性が低いタスク
- 緊急性は高いが重要度は低いタスク
- 重要度・緊急性ともに低いタスク
重要で緊急性の高いものから優先順位をつけると、大事な予定やタスクがスケジュールに埋もれるのを防げます。なお、複数案件を掛け持つ際の注意点などは以下の記事でまとめています。
3.作業時間を見積もり無理のない計画を立てる
タスクごとに必要な時間を見積もり、納期までの日程へ割り当てます。
例えば、合計10時間かかる仕事を「納期まで3日あるから余裕」と考えるのではなく、各日に何時間確保できるのかまで確認します。打ち合わせやメール対応、既存案件の修正などもあるため、予定を作業時間だけで埋めないことが重要です。
見積もりには一定の余裕を持たせ、突発的な修正にも対応できる時間を確保します。過去の案件で実際にかかった時間を記録しておけば、次回以降の見積もり精度も高められます。
4.スケジュール・タスク管理ツールで整理する
予定やタスクの優先順位が決まったら、スケジュール・タスク管理ツールに入力します。スケジュール・タスク管理ツールはタスクの優先度やリマインダーの設定も可能なため、効率良くスケジュールを管理できます。
例えば、仕事内容をカテゴリ別に分けて、それぞれに異なる色をつけたり、一目見て優先順位が高いものが分かるように工夫したりするのもよいでしょう。打ち合わせは開始前、納期や重要なタスクは前日・数日前など、内容に応じてリマインダーを設定しておくと安心です。
5.案件ごとの作業時間を確保する
タスクを登録したら、実際に作業する時間をカレンダー上で確保します。
例えば「A社の記事作成」をタスクリストに登録するだけでなく、「10時〜12時はA社の記事作成」のように時間まで予定へ入れます。複数案件を担当している場合は、午前はA社、午後はB社など、案件ごとにまとまった時間を確保する方法も有効です。
細かなタスクを数十分おきに切り替えるより、一定時間を同じ案件に充てた方が、どこまで進められたかも把握しやすくなります。
6.定期的に振り返りスケジュールを調整する
作成したスケジュールは固定せず、実際の進捗に合わせて見直します。
1日の終わりや週末などに、予定していた作業と実際に完了した内容を比較してください。2時間と見積もった仕事に4時間かかったのであれば、似た作業では次回から多めに時間を確保できます。
案件の納期や優先順位が変更された場合も、その都度残りの予定を組み直すのがよいでしょう。予定と実績の差を振り返るほど、自分が1日に対応できる作業量を判断しやすくなります。
フリーランスにおすすめのスケジュール・タスク管理アプリ15選
スケジュール管理に使えるツールは、役割によって大きく3種類に分けられます。予定や打ち合わせを管理したいならカレンダー、個人の作業を整理したいならタスク管理、複数人で進捗まで共有するならプロジェクト管理ツールが向いているでしょう。ここでは15種類のサービスを紹介します。
スケジュール管理に役立つカレンダーアプリ5選
ここからは、フリーランスのスケジュール管理に役立つカレンダーアプリを5つ紹介します。
1.Googleカレンダー
Googleカレンダーは、仕事だけでなくプライベートの予定も集約できます。Google ToDoリストと連携し、タスクの追加や期限・通知の設定、完了管理も行えます。さらに、タスク完了後は完了マークを付けて進捗状況を一目で確認できる仕様です。
2.TimeTree
TimeTreeは、複数人で予定を共有できるカレンダーアプリです。仕事用や家族用など用途ごとに共有カレンダーを作成でき、予定の検索やラベル管理にも対応しています。仕事用・家族用など、共有する相手や用途ごとにカレンダーを分けたい人にも使いやすいでしょう。
3.ジョルテ
ジョルテは、紙の手帳に近い感覚で予定を整理できるカレンダーアプリです。月・週・日単位で表示を切り替えられるほか、予定とToDoを同じ画面で確認できます。スマートフォン、PC、タブレットに対応し、スケジュールの共有も可能です。
4.TeamOn
TeamOnは、スケジュール共有とタスク管理をまとめて行えるグループウェアです。予定の登録・共有やリマインダー、Googleカレンダーとの同期に対応し、チャットやファイル共有機能も利用できます。クライアントやチームとの予定・タスクを1つの環境で管理したい場合に便利です。
5.Lifebear
Lifebearは、カレンダー・ToDo・ノート・日記をまとめて管理できる手帳アプリです。予定とタスクを同じサービス内で整理でき、仕事と私生活をまとめて確認できます。基本機能は無料で、有料のベーシックプランとプレミアムプランも用意されています。
スケジュール管理に役立つタスク管理アプリ5選
続いて、作業単位のToDoや期限、優先順位を整理するのに適したタスク管理アプリを紹介します。
6.Google ToDoリスト
Google ToDoリストは、Googleが提供するシンプルなタスク管理ツールです。タスクに詳細やサブタスク、日時を設定でき、指定した日時には通知も受け取れます。日付付きのタスクはGoogleカレンダーにも表示されるため、予定と作業をまとめて確認したい人に便利です。
7.Todoist
Todoistは、期限や優先度を設定してタスクを整理できるサービスです。「今日」「近日予定」から直近の作業を確認でき、優先度を4段階に分けられます。GoogleカレンダーやOutlookカレンダーとも連携できるため、タスクと予定を一緒に管理したい場合にも使いやすいツールです。
8.Microsoft To Do
Microsoft To Doは、日々のToDoをリスト形式で管理できるタスク管理アプリです。期限やリマインダー、繰り返し予定を設定でき、大きなタスクは「ステップ」に分解できます。Microsoft 365やOutlookを普段利用している人にも取り入れやすいサービスです。
9.Trello
Trelloは、ボード上にカードを並べてタスクの状態を視覚的に管理できるツールです。「未着手」「対応中」「完了」のように列を分け、カードを移動しながら進捗を整理できます。プランによってはカレンダーやタイムラインなどの表示方法も利用可能です。
10.Notion
Notionは、ドキュメント作成だけでなく、プロジェクトやタスクもデータベース形式で管理できます。タスクにステータス、担当者、期限を設定でき、サブタスクへの分割も可能です。同じデータをカレンダーやボードなど複数の形式で表示できるため、案件管理とメモをまとめたい人に向いています。
スケジュール管理に役立つプロジェクト管理アプリ5選
Web制作やマーケティング、システム開発など、複数人で1つの案件を進める場合はプロジェクト管理ツールが便利です。担当者、期限、進捗を共有できるため、自分だけの作業予定だけでなく、プロジェクト全体との関係も確認できます。
11.Backlog
Backlogは、チーム内の業務を見える化し、スケジュール全体を把握するのに役立つアプリです。タスクごとに担当者や期日を設定できるので、タスク漏れやスケジュールの遅延を防ぐことができます。
12.TeamHack
TeamHackは、チャットでチーム内の情報を集約できるプロジェクト管理ツールです。仕様書の共有や作業時間を計測できる機能も備わっています。1つのツールで情報を集約できるので、管理者が全体を把握する際にも便利です。
13.Brabio!
Brabio!は、初心者でも使いやすいプロジェクト管理アプリです。ガントチャートビューや担当状況ビューなど、さまざまなビューを用いてプロジェクト管理を行えます。作成した工程管理表やスケジュール表は、Excelファイルとして一括で出力できます。
14.Asana
Asanaは、タスクに担当者や期限を設定し、プロジェクト全体の進捗を管理できるツールです。リスト、ボード、カレンダーのほか、対応プランではタイムラインやガントチャートでも確認できます。案件の規模や管理方法に合わせて表示を切り替えたい場合に便利です。
15.Wrike
Wrikeは、タスクや期限を複数の形式で可視化できるプロジェクト管理ツールです。カレンダー、ボード、ガントチャートなどから進捗を確認でき、ガントチャートでは依存関係やマイルストーンも管理できます。複数案件や複雑な工程をまとめて確認したい場合に向いています。
フリーランスのスケジュール管理アプリの選び方
フリーランスが自分に合ったスケジュール管理アプリを選ぶために、何を重視すればよいのか分からない方もいるかもしれません。ここからは、スケジュール管理アプリの選び方を解説します。
スケジュールの管理方法や表示方法
スケジュール管理アプリは、アプリによっては、スケジュールの管理方法や表示方法が異なるため、操作のしやすさや画面の見やすさを比較し、自分が使いやすいアプリを選ぶことをおすすめします。
カレンダー形式で表示されるアプリの場合、月ごとのスケジュール管理に便利です。週や日ごとにスケジュールを管理するなら、週・日ごとに画面表示できるアプリを選びましょう。時間管理機能を搭載するアプリであれば、毎日のタスクを時間軸で確認できます。
目的に合う機能・連携機能があるか
予定管理、タスク管理、プロジェクト管理のうち、自分が必要とする機能を明確にしてから選びます。
個人の打ち合わせ管理だけならカレンダー機能で十分ですが、複数案件の作業を管理するなら期限・優先度・サブタスクなども必要です。チーム案件では、担当者設定や進捗共有、コメント機能なども確認してください。
また、普段利用しているカレンダーやメールなどと連携できれば、同じ予定を複数のサービスへ登録する手間を減らせます。
料金・プランが予算に合うか
無料プランがある場合は、まず必要な機能をどこまで利用できるか確認しましょう。
サービスによって、有料プランへ切り替えると利用人数やプロジェクト数、ストレージ容量が増えたり、ガントチャートや高度なカレンダー表示が使えるようになったりします。無料で使えるかだけではなく、自分が必要な機能がどのプランに含まれるのかを見ることが大切です。
仕事で長期間使う場合は、将来的に案件数やチームメンバーが増えた場合の料金も含めて比較してください。
まとめ
フリーランスは受注できる案件の種類や仕事量を自分で決められる自由度の高いワークスタイルである分、自己管理を含めたスケジュール管理をすべて自身で行わなければなりません。
まず現在の予定とタスクを洗い出し、優先順位と必要な作業時間を整理しましょう。そのうえで、カレンダー、タスク管理、プロジェクト管理ツールを目的に応じて使い分けると、予定を管理しやすくなります。
今回紹介したアプリにもそれぞれ得意分野があります。機能の多さだけで選ばず、自分の案件数や働き方、他のツールとの連携を踏まえて、継続して使いやすいものを選んでください。
- 高額案件を定期的に紹介してもらいたい
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