こんにちは、ITプロマガジンです。
フリーランスとして生計を立てるためには、うまくスケジュール管理を行う必要があります。しかし、スケジュール管理が苦手という方も多いのではないでしょうか。
本記事では、フリーランスにおすすめのスケジュール管理アプリ15選をご紹介します。併せて、スケジュール管理を怠るリスクや重要性も解説しているので、ぜひ参考にしてください。
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Contents
フリーランスにとってのスケジュール管理の重要性
フリーランスは複数の案件を同時にこなすことが多くなるため、スケジュール管理を徹底して納期を守ることが大切です。
スケジュール管理を怠れば、すぐに対応しなければならない仕事や打ち合わせの予定、各案件の納期を把握できなくなる恐れがあります。打ち合わせの日時や納期を守らないとクライアントの信頼を失い、継続的に案件を依頼してもらえなくなるかもしれません。
フリーランスとして働き続けるなら、スケジュール管理は非常に重要です。
フリーランスにおすすめのスケジュール管理アプリ15選
ここでは、フリーランスにおすすめのスケジュール管理アプリを15個ご紹介します。
スケジュール管理アプリには様々な種類があり、無料でも利用できるものがあります。アプリの種類によっては、利用できる機能やサービスが異なるため、使いたい機能やサービスが利用できるか確認しておくと良いでしょう。
なお、フリーランスに役立つアプリは、以下の記事で目的別で紹介しているので、スケジュール管理以外のアプリも探されている方は、参考にしてください。
スケジュール管理に役立つカレンダーアプリ5選
ここからは、フリーランスのスケジュール管理に役立つカレンダーアプリを5つ紹介します。
1.Googleカレンダー
Googleカレンダーは、仕事だけでなくプライベートの予定も集約できます。ToDoリスト機能を利用すれば、タスクの追加や期限、通知などの設定も行えます。さらに、タスク完了後は完了マークを付けて進捗状況を一目で確認できる仕様です。
2.TimeTree
TimeTreeはメッセージの送信や画像の共有など、コミュニケーション機能を搭載するアプリです。職場や家庭など複数のコミュニティで予定を共有できる上に、コミュニケーション機能を利用すればスケジュールの相談もこのアプリだけで済みます。
3.ジョルテ
ジョルテは、システム手帳の機能を要するカレンダーアプリです。紙の手帳のように使いやすく、多彩な機能が搭載されています。背景画像やフォント、イベントカレンダーなど自分の好みに合わせてデザインをカスタマイズできます。
4.TeamOn
TeamOnは、アンケートの実施やビデオチャット、インフォボード（掲示板）などの機能を搭載するスケジュール管理アプリです。Voiceメッセージ機能や絵文字でもやり取りができるため、チーム内のコミュニケーションの活性化に役立ちます。
5.Lifebear
Lifebearは、ノートや日記帳としても活用できるカレンダーアプリです。さまざまな機能を無料で利用できますが、有料プランに切り替えれば広告非表示やパスコードロック機能、画像アップロード容量アップが有効になります。
スケジュール管理に役立つタスク管理アプリ5選
次に、フリーランスのスケジュール管理に便利なタスク管理アプリを5つ紹介します。
6.Google ToDoリスト
Google ToDoリストは、Googleが提供するGmailやDriveなどのサイドバーにある機能です。GoogleカレンダーでもToDoリストを利用できるため、スマートフォンがあれば外出先からでもタスクを管理できます。
7.Todoist
Todoistは、多彩なバリエーションの機能を利用できるタスク管理アプリです。時間管理やプロジェクト管理、タスクの自動化が可能な機能を連携できる拡張機能もあります。フィルター機能を利用すれば、必要なタスクを素早く確認できます。
8.Microsoft To-Do
Microsoft To-Doは、タスクを細分化できるアプリです。1つのタスクをさらに小さなタスクに分割することで、タスクの達成度を高められます。リマインダーを設定したチェックリストを活用すれば、今日やるべき作業を簡単に把握できます。
9.Trello
Trelloは、生産性の向上に役立つタスク管理ツールです。週間予定から年次計画まで、タイムラインビューで全体を把握するのに役立ちます。プロジェクトの規模に関係なく、さまざまなワークフローに対応できます。
10.Jooto
Jootoは、親しみがあるシンプルなデザインで、直感的な操作ができるタスク管理ツールです。カンバン方式を採用しており、作成したタスクはドラッグ操作だけで完了タスクに移動できます。ガントチャートは、スケジュール全体の把握に役立ちます。
プロジェクトのスケジュール管理に役立つアプリ5選
プロジェクト向けのスケジュール管理アプリは、エンジニアの開発案件のようにプロジェクトごとに作るチーム内の進捗管理に役立ちます。ここからは、複数人でプロジェクトの進捗管理を行えるツールを5つ紹介します。
11.Backlog
Backlogは、チーム内の業務を見える化し、スケジュール全体を把握するのに役立つアプリです。タスクごとに担当者や期日を設定できるので、タスク漏れやスケジュールの遅延を防ぐことができます。
12.Team Hack
TeamHackは、チャットでチーム内の情報を集約できるプロジェクト管理ツールです。仕様書の共有や作業時間を計測できる機能も備わっています。1つのツールで情報を集約できるので、管理者が全体を把握する際にも便利です。
13.Brabio!
Brabio!は、初心者でも使いやすいプロジェクト管理アプリです。ガントチャートビューや担当状況ビューなど、さまざまなビューを用いてプロジェクト管理を行えます。作成した工程管理表やスケジュール表は、Excelファイルとして一括で出力できます。
14.Asana
Asanaは、過剰なコミュニケーションを減らし、タスクに集中できる環境を整えたい場合に便利なアプリです。承認タスクを作成でき、未完了、承認済み、差し戻し済みなど色分けされたアイコンでタスクを表示できます。
15.Wrike
Wrikeは、プロジェクト管理だけでなく、マーケティングやITなどのワークフローの最適化に役立つツールです。チームのパフォーマンスを最大化したい場合や、顧客体験を向上させたい場合に使用すると便利です。
フリーランスのスケジュール管理アプリの選び方
フリーランスが自分に合ったスケジュール管理アプリを選ぶために、何を重視すれば良いのか分からない方もいるかもしれません。ここからは、スケジュール管理アプリの選び方を解説します。
スケジュールの管理方法や表示方法
スケジュール管理アプリは、アプリによっては、スケジュールの管理方法や表示方法が異なるため、操作のしやすさや画面の見やすさを比較し、自分が使いやすいアプリを選ぶことをおすすめします。
カレンダー形式で表示されるアプリの場合、月ごとのスケジュール管理に便利です。週や日ごとにスケジュールを管理するなら、週・日ごとに画面表示できるアプリを選びましょう。時間管理機能を搭載するアプリであれば、毎日のタスクを時間軸で確認できます。
目的に応じた機能があるか
スケジュール管理アプリは、利用する目的に合わせて選ぶと失敗がありません。アプリは自分だけが使用するのか、複数人にリアルタイムの情報を共有したいのかなど、自分に必要な目的に沿っているのかを確認しましょう。
例えば、カレンダーアプリを検討する際にToDoリストやメモ、チャット機能を利用できるのかを確認しておくとスケジュール管理がしやすくなります。
コストがかかるか
スケジュール管理アプリを選ぶ際は、かかるコストも指標の一つ。アプリを利用するコストは各アプリやツールの料金体系によって異なります。主な料金体系として、買い切りタイプとサブスクタイプの2つが挙げられます。
基本機能を無料で利用できるアプリは多いものの、利用できる機能や人数を増やすためには有料プランの契約が必要なケースも少なくありません。買い切りタイプは購入後に追加料金は発生しませんが、サブスクタイプは利用する機能や人数によって料金プランを変更する必要があるでしょう。
有料のアプリは負担するコストが増えますが、高機能で利便性が高いという利点も多いため、何を重視するのかを決めてからアプリを決めましょう。
フリーランスがスケジュール管理を適切に行う手順
フリーランスがアプリを利用してスケジュール管理を行うためには、以下に挙げる手順で進めましょう。
- 予定やタスクを洗い出す
- 予定やタスクに優先順位をつける
- スケジュール管理ツールで整理する
- スケジュールに沿った行動を心がける
ここからは、スケジュール管理の手順を詳しく解説するので参考にしてください。
1.予定やタスクを洗い出す
スケジュール管理をする際にまず重要となるのは、すでに決まっている予定やタスクを把握することです。ノートやメモ、ツールを使用して予定やタスクを洗い出します。このとき、仕事だけでなくプライベートの予定も合わせて洗い出しておくと、休みが取れなくなる事態を防げます。
特に、フリーランスは仕事とプライベートの区切りをつけにくいため、あらかじめ仕事は9時から18時まで、18時以降はプライベートの時間にするなど1日の大まかな時間割を決めておくとスケジュール管理がしやすくなるでしょう。
なお、フリーランス向けのタスク管理ツールは以下の記事で紹介しています。
2.予定やタスクに優先順位をつける
予定やタスクをすべて洗い出した後は、それぞれの優先順位を決めていきます。優先順位をつける理由は、より重要かつ緊急性のある予定やタスクを分かりやすくするためです。優先順位をつける際は、以下の4つに分類してから優先度の高いものから順位を決めていきます。
- 重要で緊急性の高い
- 重要だが、緊急性が低い
- 緊急性は高いが重要ではない
- 重要でもなければ緊急性も高くない
重要で緊急性の高いものから優先順位をつけると、大事な予定やタスクがスケジュールに埋もれるのを防げます。なお、複数案件を掛け持つ際の注意点などは以下の記事でまとめています。
3.スケジュール管理ツールで整理する
予定やタスクの優先順位が決まったら、スケジュール管理ツールに入力します。スケジュール管理ツールはタスクの優先度やリマインダーの設定も可能なため、効率良くスケジュールを管理できます。
例えば、仕事内容をカテゴリ別に分けて、それぞれに異なる色をつけたり、一目見て優先順位が高いものが分かるように工夫したりするのも良いでしょう。打ち合わせや納期など忘れてはいけないものには、リマインダーを設定して数分前に通知が届くようにしておくと安心です。
4.スケジュールに沿った行動を心がける
計画したスケジュールを守るためには規則正しい生活を心がけ、立てた予定を実行することが大切です。
フリーランスは好きなだけ働いたり休んだりできる自由度が高い働き方である反面、自己管理を徹底しなければ不規則な生活になる恐れがあります。スケジュールに沿った行動を心がけるためにも、規則正しい生活習慣を身につけておきましょう。また、スケジュールを予定やタスクで埋めただけで満足せずに、実行する意志力をつける必要があります。
フリーランスがスケジュールやタスクを管理をするメリット
フリーランスがスケジュールやタスクを管理することで、次に挙げるメリットが得られます。
- 業務内容を把握しやすくなり効率化につながる
- 優先順位が明確になり、納期を守りやすくなる
- 休みを確保しやすくなる
具体的なメリットについて以下で解説します。
業務内容を把握しやすくなり効率化につながる
フリーランスがスケジュールやタスクを管理する利点は、業務内容や完了までの予定を把握することで業務効率化につながる点です。1つの案件でも複数の工程に分けてタスクを細分化できるため、業務を進めやすくなります。
スケジュール管理アプリで今抱えている業務を可視化すれば、追加で仕事の依頼がある場合でもスケジュールを確認して受注できるかどうかを迅速に判断できます。
優先順位が明確になり、納期を守りやすくなる
フリーランスがスケジュールやタスクを管理すると重要なものから着手できるようになり、納期を守りやすくなります。
優先順位を明確にしないまま手当たり次第に業務を進めれば、優先度が高い業務を後回しにしてしまい、納期に間に合わなくなる恐れがあります。あらかじめ業務の優先順位を決めていれば、スケジュール通りに実行していくだけで自然に納期を守りながら仕事を進められます。
休みを確保しやすくなる
スケジュールやタスクを管理するメリットは、タイムマネジメントが可能になり、休みを確保しやすくなることです。
今抱えているタスクと期限が明確になるため、いつまでに何をすれば良いのかがはっきりします。業務の区切りをつけやすくなることで、休日を入れるタイミングも分かります。
今まで「十分な休みを取れなかった」という方は、スケジュールを立てる際に休みを優先的に入れ、空いた時間に仕事の予定やタスクを埋めると良いでしょう。
フリーランスがスケジュール管理を怠るリスク
フリーランスがスケジュール管理を怠った場合、次に挙げるリスクが高まります。
- 予定忘れやタスク漏れが増える
- 依頼が減り稼げなくなる
- 休みをうまく取れなくなる
いずれにしてもクライアントの信用を失う恐れがあるので、スケジュール管理を怠らないように注意しましょう。
予定忘れやタスク漏れが増える
フリーランスがスケジュール管理を怠ると、予定を忘れたりタスク漏れが増えたりする可能性があります。
自分の頭の中にすべての予定やタスクを入れているつもりでも、ミスが重なって気持ちに余裕がなくなると目の前のことにだけ集中してしまい、他のことを考える余裕がなくなる場合もあるでしょう。
その一方で、スケジュール管理をしていれば先の予定が決まっているため、目の前の作業に安心して没頭できます。
依頼が減り稼げなくなる
スケジュール管理を怠ることで納期を守れない、タスク漏れが多いといったことが増えると、取引先や仕事仲間の信用を失う恐れがあります。
フリーランスは、会社員のように安定した仕事が保証されることはなく、自身の実力と信用力で案件を獲得しなければなりません。しかし、信頼を失うと実力があっても仕事を依頼してくれる取引先が減ってしまいます。受注する案件数が減ったり契約単価の引き下げを要求されたりすれば、収入が下がり稼げなくなるでしょう。
休みをうまく取れなくなる
スケジュールを管理しないまま仕事に取りかかると、休みを取れなくなる場合もあります。なぜなら、今抱えている仕事量や納期までの流れを適切に把握できないからです。
フリーランスは自分で受注の有無を決めることができますが、「好条件の案件だから」といって自分が対応できる仕事量を超えて受注すると、納期に間に合わない、休みを返上しなければならない事態に陥ってしまうかもしれません。
まとめ
フリーランスは受注できる案件の種類や仕事量を自分で決められる自由度の高いワークスタイルである分、自己管理を含めたスケジュール管理をすべて自身で行わなければなりません。
スケジュール管理を怠れば、取引先や仕事仲間の信頼を失って依頼が減り、年収が下がる可能性があります。そのため、フリーランスとして働き続けるためにはスケジュール管理を効率良く行うことが重要です。その手段の一つとして、スケジュール管理アプリを導入するのも良いでしょう。ただし、さまざまな種類があるので利用目的に合ったアプリを選びましょう。
- 高額案件を定期的に紹介してもらいたい
- 週2日、リモートワークなど自由な働き方をしてみたい
- 面倒な契約周りはまかせて仕事に集中したい
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