こんにちは、ITプロマガジンです。
フリーランスとして活動されている人のなかには「仕事場として事務所を借りるべきかどうか」で悩んでいる人も多いのではないでしょうか。
今回は、フリーランスが事務所を借りる時のメリット・デメリットから、そのほかの仕事場事情までまとめて紹介します。どこで仕事をすればよいのか迷っている人は、ぜひ仕事場選びの参考にご一読ください。
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フリーランス市場は売り手市場であるものの、いまだに正しいノウハウが確立されておらず、多くの方が案件探しに苦労されています。
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目次
フリーランスは事務所を借りるべき？仕事場事情を紹介
まずは、フリーランスが一般的にどこで仕事をしているのかみていきましょう。
フリーランスの仕事場は「自宅」が多数
日本政策金融公庫「フリーランスの実態に関する調査」によると、仕事場所は「自宅の居室」が61.1％、「自宅併設の事務所・作業場」が17.0％で、あわせて75.3％が自宅で働いていることがわかりました。一方、自宅とは別に事務所や作業場を構えて働く人も14.8％おり、働き方は人によって分かれています。
自宅で働く最大のメリットは、事務所を借りる費用がかからない点です。家賃や光熱費の一部を経費として計上できるため、出費を抑えつつ節税効果も期待できます。また、通勤が不要になるため時間の自由度が高く、仕事と家事・育児を両立しやすいのも大きな利点といえるでしょう。
賃貸物件では事務所利用・登記が不可の場合がある
賃貸物件は、居住用と事業用の2種類があり、事務所として借りるのであれば基本的には事業利用ができる物件しか借りることができません。事務所として使用するのに、黙って住居用の物件を借りると、契約違反として違約金が発生したり、退去が必要になったりするリスクがあります。
自宅で仕事をするという場合にも注意が必要です。自宅を事務所として利用する場合は、オーナーや管理会社に使用許可を得るようにしましょう。事業利用ができる物件であっても、「商号登記や法人登記は不可」などの制約が設けられている場合もあるため、よく確認が必要です。
業務内容によって取引先に常駐することもある
仕事内容によって、クライアントから仕事をする場所や使用機器を指定されることもあります。特にIT関連業務については、クライアント企業に常駐して、社内システムの開発・運用に携わることが多くあります。
先ほどの「フリーランスの実態に関する調査」によると、フリーランスの23.0％は、「顧客から指定された場所」で仕事を行っています。
フリーランスが事務所を契約する8つのメリット
それでは、多くのフリーランスが自宅で仕事をするなか、わざわざ事務所を契約する必要はあるのでしょうか。ここからは、フリーランスが事務所を契約するメリットをみていきましょう。
1.経費の計算が簡単になる
フリーランスの場合、仕事場の確保にかかる費用は経費として計上することができます。事務所を借りる場合は、賃貸料が全額経費となるため、会計業務の負担が減ります。
自宅で仕事を行う場合、家賃のうち事業にかかった分の費用を割り出し経費として計上する「家事按分」をする必要があります。仕事に使用している広さや、仕事をしている時間などから、「家賃のうち何％を事業で使用しているのか」を計算しなければなりません。家事按分をする場合、事務所を借りる時より、経費計上が複雑になってしまいます。
2.事業者としての信用を得やすい
個人事業主含むフリーランスは、どうしても法人よりも社会的信用が得にくい現状があります。しかし、事務所を構えていることで、事業に対する熱意を示すことができるため、社会的信用を獲得しやすくなります。
なお、個人間取引や個人事業主の関与が多いビジネスでは、仕事場が自宅でも事務所でも信用面がそれほど重視されないこともあります。一方、BtoBの場合や、高い信頼性が求められる業種・職種の場合は、事務所を構えることで信用を獲得しやすいでしょう。
3.個人情報を非公開にできる
プライベートな情報を公にしなくてもよいことも、事務所を借りるメリットです。
自宅で仕事をすることになると、自宅の住所や電話番号をクライアントに公開することになります。個人情報が漏れることに抵抗を感じる人もいるでしょう。一方で、事務所を借りれば、クライアントに伝える連絡先や住所を事務所のものにすることができます。
4.オン・オフが切り替えやすい
自宅とは別に仕事場を設けることで、プライベートモードと仕事モードのオン・オフを切り替えやすくなります。
フリーランスになると、自分を監督する上司や一緒に働く同僚の目がなくなります。すると、仕事に集中できずに業務効率が悪くなったり、反対に働き過ぎて体調を崩したりすることがあります。
プライベートを過ごす場所と仕事をする場所を物理的に分けることで、うまく切り替えながら日々の業務をこなすことができるでしょう。
5.自分に合う快適な仕事場作りができる
自分で事務所を借りれば、理想的な職場環境を作ることができます。
自宅では、プライベートな空間と、仕事のものを分けることが難しいものです。しかし事務所では、照明やインテリアから、オフィス家具、インターネット回線、OA機器に至るまで全て自由に決めることができます。理想の仕事場作りが実現するでしょう。
6.情報漏洩のリスクを減らしやすい
セキュリティ対策をした自分や事業関係者以外しかいない事務所であれば、情報漏洩のリスクも減らすことができます。
なかには図書館やカフェなどで仕事をする人もいますが、公共の場での仕事は情報漏洩のリスクがあります。特に、フリーWi-Fiを利用すると、パソコンがウイルスに感染したり、通信が盗聴・のぞき見されたりする危険性も高まるので避けましょう。自宅でも、仕事に関係のない人が訪ねてきたり、家族がPCを触ったりと一定のリスクが考えられます。
7.事業関係者を招きやすい
事務所を借りることで、気軽に同業者と一緒に作業をしたり、クライアント打ち合わせをしたりすることができます。
自宅で仕事をしている場合、外での作業・打ち合わせが難しいと、どうしても事業関係者を家に招かなければならなくなります。プライベートな空間を見られることに抵抗を感じたり、家族がいて仕事が捗らなかったりすることもあるでしょう。
8.お金をかけることで気持ちが引き締まる
事務所を借りると家賃などの維持費が継続的に発生するため、人によっては「しっかり稼がなければ」という意識が強まります。固定費があることで仕事への向き合い方が変わり、計画的に売上を立てようとする姿勢が生まれやすくなるでしょう。
また、支出を回収するという明確な目標ができると、営業活動やスキルアップへの意欲が高まり、モチベーションの維持にもつながります。コストがプレッシャーになる場合もありますが、前向きな刺激として働くケースも少なくありません。
フリーランスが事務所を契約する4つのデメリット
フリーランスとして事務所を借りるメリットは多数ありますが、デメリットもいくつか存在します。それぞれ確認していきましょう。
1.まとまったイニシャルコストが必要になる
事務所を借りる場合、入居時に敷金・礼金、仲介手数料、内装工事、業務設備など初期費用が発生します。ある程度まとまった金額となるため、フリーランスとして独立したばかりだったり、収入が安定していなかったりすると、契約のハードルは高いといえるでしょう。
2.ランニングコストがかかる
物件を賃貸するには、当然ながら賃貸料や光熱費、管理費、通勤費などのランニングコストがかかります。
事務所を借りた場合、業績や業務量にかかわらず、たとえ事務所を使っていなくても、賃料がかかり続けます。場合によっては、事務所の維持費が事業運営の負担になってしまう可能性もあるため、よく検討してから契約したいところです。
3.設備備品を新たに揃える必要がある
事務所を借りる場合、事務所内で使う設備や備品も新たに揃えなければなりません。
快適に仕事ができ、クライアントを呼べるようなおしゃれな空間を作るためには、費用も時間もかかります。オフィス家具は一般的に自宅で使う家具よりも、大きく重いものが多く、退去する時に処分に困ることもあります。
4.仕事と家事・育児を両立しにくい
プライベートな空間と仕事を切り離せることは、自宅とは別に事務所を借りるメリットであり、デメリットでもあります。特に、家事や育児、介護をしながら仕事をしたくても、両立は難しくなってしまいます。
「仕事と家のことを両立できる」「家族と過ごす時間を作りやすい」ことは、フリーランスになるメリットでもあります。事務所を借りないほうが、働きやすいという人もいるでしょう。
フリーランスの事務所選びで重視したいポイント
事務所を借りて働く場合、働きやすさはもちろん、ひいては事業の成功に向けても物件選びがポイントになってきます。ここからは、事務所を選ぶ時に重視したいポイントをまとめて確認しましょう。
立地
自宅から遠いと、通勤に時間もお金もかかるうえ、通うのが億劫になってしまいます。そのため、まずは自宅から通いやすい距離にある物件を選びましょう。
また、事務所があるエリアの雰囲気や街のイメージも重要です。治安が悪かったり、歓楽街に近すぎたりすると、クライアントに悪印象を与えかねません。
さらに、ビジネス街のエリアであればどこでもよいわけではなく、同業界の企業や、主要な取引先、見込み顧客が集まるエリアを選ぶことで、案件獲得につながりやすくなります。通勤やクライアントの来訪のしやすさを考えると、駅近であるほうがよいでしょう。
コンセントの数・場所
見落としがちなのが、コンセントの数や場所です。コンセントが少なかったり、使いにくい位置にあったりすると、内装のレイアウトが限られてしまいます。また、延長コードが延びていたり、配線がごちゃごちゃしていたりすれば見栄えが悪くなる可能性もあります。
使いやすさと見栄えを考え、コンセントの数が多く、使いやすい場所に設置されている物件を選ぶようにしましょう。
ビルの管理・設備
事務所選びでは、ビルの管理や設備の状態について、オフィス内はもちろん共有部まで確認しましょう。新築に近い物件でも、管理が悪ければ快適に仕事ができる環境が保てない可能性があります。
空調設備が古い、またはメンテナンスがされていなければ、入居後にトラブルが発生する可能性もあり、快適な職場環境を維持できないかもしれません。
壁の薄さや、防音性も要チェック。建物の構造によっては、外や近隣オフィスの音が気になったり、室内の音が外に漏れ出て情報漏洩につながったりすることも考えられます。
予算
フリーランスは収入が月ごとに変動するケースも多いため、無理のない範囲で予算を設定することが重要です。事務所の家賃は経費計上できるとはいえ、固定費が増えればその分だけ手取り収入は減ってしまいます。
想定している売上や繁忙期・閑散期の差も踏まえ、支払いが負担にならない金額を目安に物件を選びましょう。事務所を長く安定して維持できるかどうかを基準に判断してみてください。
フリーランスが事務所を借りる時の注意点
事務所を借りる時は、物件選びのほかにも注意したいポイントがあります。
事務所を借りるまで時間と手間がかかる
事務所を借りるには、物件探しから内見、審査、契約、引っ越し準備まで多くの手続きが必要です。設備の手配やインターネット回線の開通なども含めると、思いのほか準備期間を要するケースも少なくありません。
その間、本業に割ける時間が減ってしまう可能性もあります。「理想の物件がすぐに見つからない」「書類準備や契約手続きに時間がかかる」など、予定より長引くケースもあるため、余裕を持ったスケジュールを立てておきましょう。
入居審査に通りにくいため収入証明書が必要になる
個人事業主であるフリーランスは、収入が不安定になりやすいこともあり、社会的信用が高くありません。そのため、事務所を借りる時は、入居審査に通りにくい傾向があります。
あらかじめ、収入が証明できる書類を用意しておくようにしましょう。収入を証明できる書類とは、課税証明書や地方税納税の証明書、所得税の納税証明書などです。課税証明書・地方税の納税証明書は市町村役場で、所得税の納税証明書は税務署で発行してもらえます。
また、物件の管理会社やオーナーによっては、前年度確定申告の控えの提出を求められることもあります。
連帯保証人が必要になる物件が多い
多くの賃貸事務所では、家賃保証会社とは別に、連帯保証人が求められます。連帯保証人は、借主が賃料を滞納した際に、代わりに支払う責任を負います。賃料滞納があれば、連帯保証人の財産も差し押さえられる可能性があるため、かなり親密な関係な間柄でも頼みにくい実情があります。
連帯保証人が用意できない場合は、家賃保証会社に保証料を多く支払って保証人代行を依頼するか、保証人扶養の物件を探す必要があります。
フリーランスが事務所を借りられない時の選択肢
個人で事務所を借りるのが難しい場合、専用の賃貸オフィス以外にも仕事環境を整える方法はいくつかあります。ここでは代表的な選択肢を紹介するので、ぜひチェックしてみてください。
コワーキングスペース
コワーキングスペースとは、時間単位や月額契約で利用できる、オフィス設備が整った共有ワークスペースのことです。個人・法人問わず利用でき、フリーランスにも広く活用されています。
敷金・礼金が不要で、Wi-Fiや電源などの設備も整っているため、低コストですぐに仕事を始められるのが特徴です。数時間だけ利用できるプランも多く、「集中したいときだけ使いたい」といった用途にも向いています。また、コワーキングスペースなら人脈づくりにも活用できます。
レンタルオフィス
レンタルオフィスは、デスクや椅子、Wi-Fiなど業務に必要な設備がそろった個室を借りられるサービスです。月単位で契約でき、手続き後すぐに利用を開始できます。
一般的なオフィス家具や電源設備は備わっていますが、部屋の広さやロッカー、郵便物の受け取り代行などのサービス内容は施設ごとに異なるため、事前に詳細を確認してから契約するようにしましょう。1人用から複数人用まで幅広く、フリーランスだけでなく小規模チームやサテライトオフィスとして利用されることも多いサービスです。
シェアオフィス
シェアオフィスは、複数の個人や企業が共同で利用するオフィス形態です。基本的な設備が整っており、契約後すぐに仕事を始められます。
レンタルオフィスとの違いは専有スペースの有無で、レンタルオフィスは個室を占有できますが、シェアオフィスは共有スペースを使う形式が中心です。そのため、混雑時には席が確保しづらい場合がある点に注意してください。
バーチャルオフィス
バーチャルオフィスとは、作業する場ではなくビジネスを目的として住所などを利用できるサービスです。自宅住所を公開したくない場合や、名刺やWebサイトにビジネス用住所を掲載したい場合に役立ちます。法人登記や開業届の住所として利用できるケースも多く、低コストで事業の信用性を高められるのがメリットです。
フリーランスの事務所に関するQ＆A
最後に、フリーランスの事務所に関するよくある質問にお答えします。
フリーランスが事務所を借りるか迷ったら？
フリーランスにとって仕事場は、仕事の獲得から、普段の仕事に対するモチベーション維持まで、事業の安定した運営に大きくかかわる要素です。自宅で仕事をするのか、事務所やレンタルスペースを借りるのか迷う人もいるでしょう。
迷った場合は「人を呼ぶ必要性があるのか」「事業用に住所が必要なのか」の2点から、仕事場を選ぶのがおすすめです。いずれも「必要なし」という場合は、自宅での作業が向いています。反対に、いずれも「必要あり」という場合には、事務所を借りてもよいでしょう。
ただし、事務所を借りるとコストがかなりかかるため、独立後すぐ、安定して収入が得られる目処が付いていないという場合は、レンタルオフィスやシェアオフィスの利用から始めるのがおすすめです。
仕事部屋を自宅に設けるアイデアは？
自宅にワークスペースを設けるには、まず「どこを仕事用に使うか」を決める必要があります。一部屋を専用にできるのか、それともリビングや寝室の一角を使うのかによって、適したレイアウトは大きく変わります。
専用の部屋を確保できる場合は、広めのデスクや収納家具を置きやすく、集中できる環境を整えやすいでしょう。一方、専用部屋の用意が難しい場合は、家具配置の見直しや省スペースデスクの導入、ダイニングテーブルとの兼用などの工夫が必要です。
カフェやファミレスは仕事しやすい？
カフェやファミレスでも作業は可能で、Wi-Fiや電源を利用できる店舗も多くあります。ただし、席や利用時間に制限がある場合があり、周囲の話し声や音が集中の妨げになることもあるため、必ずしも快適とは限りません。
また、画面ののぞき見や資料・端末の盗難といったセキュリティリスクにも注意が必要です。軽作業や気分転換には向いていますが、重要な業務や機密情報を扱う作業は、より安全な環境で行うようにしましょう。
まとめ
本記事では、フリーランスの事務所選びや、仕事場事情についてお伝えしました。多くのフリーランスは自宅で仕事をしているものの、業界や職種、希望の働き方によっては事務所を借りることも1つの選択肢です。今回紹介した内容を参考に、どこで働くのか検討してみてください。
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