リモートワークの導入が急がれる中での運用における課題は?

リモートワークは、オフィスに通勤することなく、業務を行うことができ、またオンラインでリアルタイムで各スタッフと連携を取りながら作業を行うことができるようになります。

そのため、オフィスワークにも十分な利用価値(メリット)があり、大企業から中小企業までがリモートワークを導入していますが、ツールにも種類がわかれ、また使い慣れていない企業は使い慣れるまでに時間がかかるなど、様々な課題もあるようです。

今回はリモートワークに使えるコミュニケーションツールの「種類、内容、価格、ガイダンス」から課題についてピックアップしました。

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リモートワークのメリット

リモートワークは通勤することなく社員が作業を行うことができるために、生産性が高まるのも大きな魅力です。

通勤の疲労から通勤にかかるコストを削減することができ、企業に取っても経費削減に繋がります。

プロジェクトに参加しているスタッフが全員参加することが可能なので、非常に有意義なワークスペースを構築することができます。

 

リモートワークとその課題

リモートワークには課題も多くオフィス外のワークは働き方が重要です。

例えばフルタイムでのリモートワークを正社員とするか?または「契約社員、アルバイト」とするかは経営者が決めることですが、中には「テンポラリーでのワーク」となる方もいて、外部委任となるケースも少なくありません。

そのため、新しく導入する企業はいくつかの課題が登ります。

◯外部勤務社員の給与
◯外部勤務スタッフの手当
◯交通費
◯出社が必要な際などのシフト調整
◯リモートワークに向けての研修やガイダンス
◯スタッフが皆快適に利用できるように配慮、インフラ整備
等の多くの課題があります。

特にツールの使い方や種類は各ビジネスツールによっても使い方が異なるために初めはツールの選択、また使い方のガイダンスを各スタッフが把握することが課題です。

各リモートワークに利用できるコミュニケーションツールを紹介

新型コロナウィルス騒動から「テレワーク」等在宅で可能な仕事が注目されつつありますがリモートワークや、テレワークにおすすめのビジネス向けチャットツールを紹介したいと思います。

これがあれば在宅でも快適にテレワークに集中することができ「無料、有料」で利用可能なツールです。

しかしリモートワークを行うにも大きな課題があります。先ずはどのようなリモートワークのツールがあるのかを紹介します。

 

リアルタイムでコミュニケーション

リモートのシステムは離れた場所でも、リアルタイムでコミュニケーションを図ることが可能で、日本国内に限らず海外とも、チャットやビデオ通話が可能となります。

便利な反面、初めて使う人には、使い方がわからず課題も多いのが実情ですが、使い慣れれば、便利なツールが多くあります。

日本の大手企業や、メーカーも各システムを提供していてすでに導入している会社は在宅勤務を誰しもが簡単に行えるようになりました。

導入するシステムはメーカーによって差がありますが、テレワークは「webオンライン、リモートワーク、データ送信、web 電話」などの機能を利用する可能となります。

これから今テレワークを行う際に活用されているサービスツールを紹介します。

 

チャットワーク

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チャットワークは、複数人とのグループチャットができるばかりでなく、リアルタイムでメールのやり取り、データ送信が可能な便利なビジネスツールです。

更に無料で音声通話も可能となり、様々な方法でコミュニケーションが図れます。

特にグループチャットは同時に、複数人とのコミュニケーションが同時ン行うことが可能なので、在宅ワークからテレワークでは是非活用できるツールです。

・特徴

・多言語対応
・グループチャットが可能
・リアルタイムで複数人にメッセージが送信可能

・費用

・無料コースあり・月間契約600円/月
・年間契約 /月6000円/年

・課題

チャットワークでリモートワークを行う際の課題は、登録者が一定人数を超えることで有料となります。

そのため大人数の登録は無料版ではできないのは大きな課題となります。
別のオフィスでの作業は顔が見れないためにチャットだけでなく、ビデオ通話も必須です。

また働き方も今までと異なるために、リモートワークを行う際にはリーダーを立てプロジェクトを進行する必要もありますね。

 

SLACK(スラック)

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SLACKスラックは「ビジネスチャットツールで、無料でダウンロード」して即使用することが可能なツールです。

グループチャットにて多くの人とコミュニケーションを図ることが可能で、エンジニア同士での遠距離のやり取りなども可能なツールです。

テレワークにも必須のツールと言われ、外出しなくても、このツールで在宅で業務指示を出すことが可能となり、常に快適に利用可能なおすすめのビジネスコミュニケーションツールです。

・特徴

・多言語対応
・グループチャットが可能
・信頼のセキュリティ

・費用

・フリー
・スタンダード US4
・プラスUS 7.5

SLACKもチャットワーク同様に、非常にスムーズで軽快なコミュニケーションを図ることができます。

しかし、課題の一つとして各個人が取り扱う情報量が増えるという課題があります。

各作業や工程を合理的にすることで各業務を円滑にすることができますが初めのうちはなれるまでに時間がかかるかもしれません。

 

・Microsft Teams(マイクロソフトチームズ)

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Microsft Teams(マイクロソフトチームズ)は2017年からサービスがスタートしたテレワー専用のコミュニケーションツールです。

WORD 、EXCELなどのツールとも連携ができ、スケジュール管理、電話機能等すべてオールインワンで使え、個人同士のダイレクトチャット、メンバーチャットが使え65種類のアプリケーションとの連携も可能です。

・特徴

・多言語対応
・信頼のマイクロソフト
・OFFICEとの連携も抜群
・WEB会議もおまかせ

・費用

・無料
・スタンダード 540円
・OFFICE3651360円

非常に効率的にデスクワークをリモートワークに切り替えることが可能な機能がついていいます。

課題はツールが多いために使い慣れるまでに、時間を要することがあります。

有料バージョンに切り替えることで、OFFICEとの連携が可能となり、今までのオフィスワークをリモートワークにスムーズに切り替えることができます。

 

・LINE WORKS(ラインワークス)

LINE WORKS(ラインワークス)は掲示板やアドレス帳が使えるデジタルビジネスツールで、ビジネス版LINEの提供するテレワークのコミュニケーションツールです。

チャット、ファイル管理、グループウェア等も使え、スマホにも対応している便利なビジネスツールです。

ここまではリモートワークに必要なコミュニケーションツールを紹介しましたが、リモートワークに必須の便利なツールも紹介します。

 

TeamViewer

TeamViewerは、遠方のパソコンから第三者のパソコンを遠隔操作が可能なツールの一つです。

リアルタイムで、他のパソコンのデスクトップを操作することが可能で、便利で、機能的なリモートワークツールです。

使用は無料で利用することが可能で、パスワード、番号を入力するだけでかんたんにリモートワークが可能なツールです。

ほかにも類似商品が多くありますが、中でも、このTeamViewerが最も使いやすく手軽に始めることができて各リモートワークにおすすめです。

リモートワークに必要な要素が多く詰まっていて、課題の多い在宅ワークを大幅にサポートすることが可能なツールです。

また、使用前にどのような使いみちを定めるかが重要です。

無料でダウンロードが可能ですが「商用トライアル、または有料バージョン」もあります。

・課題

課題はセキュリティです。第三者にパソコンの情報を開示するので、できるだけ大切な情報は整理しておく必要があります。

対応機種が、モバイルやPCと、柔軟に対応しているので慣れれば様々なデバイスからリモートワークが可能ですが、課題として信頼のおけるスタッフヤクライアントとのやリトルが必須です。

各リモートワークを、リアルタイムでサポート、新型コロナウィルスによる影響を十分に対応することが可能で、労働環境の変化と、外部から簡単にアクセスできるツールがあれば、外出や出張先で作業が可能となり非常に便利に利用することができます。

まとめ

リモートワークを行う際には多くの課題を上げることができますが、今後ともオフィスワークが必須となる中導入することは各企業に日以上に有意義です。

使い方のガイダンスをスタッフが全員把握することで業務スピードを上げることができたり、業務改善や経費削減に繋がり今後共導入をする企業が増えることは言うまでもありません。

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株式会社ITプロパートナーズ

株式会社ITプロパートナーズ

「IT起業家・フリーランスの自立を支える」というビジョンの元、「週2日からの業務委託案件を紹介する、ITプロパートナーズ」を運営。 ■BestVenture100に創業初年度で選出 ■取材記事:自立する覚悟が、働き方を変える
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