【現役SEが語る】RPAでできることを13通り紹介!

RPAができることはかなり多く、それらを組み合わせれば、パソコンを使うどのような業務にでも適用できます。しかし、業務の一部のみ改善できたものの、他ではうまく使いこなせていない、という職場も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、業務効率化のヒントとなるようなRPAでできること13選を紹介します。

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そもそもRPAとは

最近、ビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して企業間の競争で優位を得る方法、デジタルトランスフォーメーション(DX)が提唱されています。そして、そのようなDXを実現する手段として注目されているのがRPAです。RPAは、できることがたくさんありますが、その効果だけに注目されてしまい、RPAがどんなもので、何ができるかはあまり知られていないのではないでしょうか。

まずは、RPAに興味のある方に、そもそもRPAとはどんなものかを解説します。

  • RPAは手順を自動化するソフトウェア
  • PRAのできることは人の操作の代用
  • RPAはクラウドとも相性がいい

 

RPAは手順を自動化するソフトウェア

RPAとは、Robotic Process Automationの略で、そのまま訳すと「ロボットによる手順の自動化」という意味です。なお、ロボットというと、人型の機械を連想される方がいるかもしれませんが、このロボットとは、ソフトウェアのことです。なお、SNSなどで自動で応答するソフトウェアをボットと呼びますが、これと同じものと考えると解り易いでしょう。

そして、RPAの扱う手順とは、人がパソコンを使うこと、つまり複数のアプリを操作しながら、コピーしたり、キーボードから入力して、データを作成する手順のことを指しています。つまり、RPAとは、自動で動作するソフトウェアを使い、パソコンで人が操作する手順を、自動でやってくれる仕組みです。

 

PRAのできることは人の操作の代用

ITに関わる方にとっては常識ですが、ソフトウェアのテストが重要だと解っていても、手間がかかるわりに効果が薄いため、人手をかけられません。ドキュメントが未整備な状態で新人にテストを任せたら、肝心な操作のバグを見逃してしまい、顧客からの要求で徹夜で修正することになった、という話をよく聞きます。

そのため、ソフトウェアを自動でテストするアプリが開発されています。そして、RPAは、そういったソフトウェアのテストを自動化するアプリの技術を応用し、パソコンが使われるオフィスワークに適用したソフトウェアです。そのため、RPAができることとは、人がアプリを使うための全ての操作と言えます。

 

RPAはクラウドとも相性がいい

最近、ビジネスでもクラウド上のサービスを活用するケースが増えています。さらに、クラウド上のサービスは、ネットに繋がっていれば、どこからでもサービスにアクセスできることから、リモートワークには欠かせないインフラの一部になりつつあると言えるでしょう。

しかし、多くの企業では、以前から独自の基幹システムを運用しており、このシステムは、クラウドのサービスと連携する仕組みがありません。さらに会社によっては、多くの独立した情報システムを運用していることが多く、それぞれ別にデータを登録する必要があり不便です。

そして、そのような会社では、毎日のように、社員が時間をかけてExcelのデータシートから、複数の情報システムやクラウドのサービスにデータをコピーしています。なお、そのような単純な作業は、RPAができることの一つで、さらに得意とする分野です。そのため、コピーのような単純作業をRPAで自動化し、大幅な工数削減を実現した企業が何社もあります。

RPA導入のメリットとデメリット

一口にRPAと言っても開発している企業が何社もあり、それらを扱う会社の紹介サイトを見ると、メリットだけが列記されています。しかし、RPA導入は良いことだけではありません。できることが多いと言っても、デメリットももちろんあります。次から、代表的なRPA導入によるメリットとデメリットを紹介します。

  • RPA導入による真のメリット
  • RPA導入によるデメリット
  • デメリットを回避し、メリットを最大にするには

 

RPA導入による真のメリット

よく誤解されている方が多いのですが、人ができること全てを、RPAもできる訳ではありません。確かに、人が使うのと同じようにパソコンを操作し、マウス操作やキーボードの操作が可能です。しかし、画面やデータを見て判断するのは苦手です。そのため、RPAを導入する際、人が判断する作業と、RPAがやれる機械的な作業に完全に分けなければなりません。

なお、今担当者がやっていることをそのままRPAにやらせることは、ベテランのRPAエンジニアなら可能かもしれませんが、できたとしても相当手間がかかります。そのため、通常、前後の作業も含めて仕事のやり方を見直し、人の判断が必要な作業と単純作業とを分け、業務の効率化とRPA導入による工数削減が実現するのが一般的です。それにより、対象の作業の前後も含めて効率化されるのが、RPA導入による真のメリットです。

 

RPA導入によるデメリット

もちろん、RPA導入によるデメリットが無い訳ではありません。例えば、ある担当者の作業をそっくりRPAでやるようになったら、そのやり方を理解した人がいなくなる、といった懸念があります。さらに、古い情報システムを延命することになり、よりリスクが増す、といったこともあるでしょう。

しかし、RPA導入による最大のデメリットは、RPAのための仕事を作ってしまうことです。部門毎のRPA導入実績を評価する、といった方針が出されると、本来の業務に関係ない作業をRPA用に作った方が簡単です。しかし、そうやって作られた仕事に、人が全く関わらずに済むはずがありません。現場の作業者にとっては、余計な作業が増えてしまいます。このように、本来の仕事が効率化されず、余計な仕事が増えてしまうのが、RPA導入によるデメリットです。

 

デメリットを回避し、メリットを最大にするには

RPAを正しく利用すれば、大幅な工数削減が可能です。さらに、業務が効率化され、単純作業から解放されることで、これまでできなかった新しいことにチャレンジできるようになったりします。しかし、普通の社員が、RPAを使いこなせるとは限りません。

RPAでどういったことができるのか、また、そのためにはどんな準備が必要な、といったことに精通したエンジニアが、実際の業務のやり方を細かく分析し、RPAのメリットを最大に活かせる準備をしたうえで導入しなければ、効果が期待できません。

RPAは、GUIでプログラムできることから誰でも使えるのが売り文句です。しかし、実はかなり面倒なアプリです。デメリットを回避し、メリットを活かすためには、RPAができることを学び、それをどんな業務に応用できるか考えられうエンジニアになりましょう。

RPAでできること13選

RPAができることを簡単に言えば、パソコンのアプリだけでやれる、手順が決まった処理です。とは言っても、具体的にどんなことができるのか解らない、という方もおられるでしょう。そこで、次から、RPAができる特徴的なことを13個に絞ってご紹介します。

  • No.1 定期的な専用アプリによるルーチン処理の実行
  • No.2 Excelから専用アプリへ
  • No.3 専用アプリからExcelへ
  • No.4 Webブラウザから専用アプリへ
  • No.5 専用アプリからWebブラウザへ
  • No.6 WebブラウザからExcelへ
  • No.7 ExcelからWebブラウザへ
  • No.8 定期的なExcelのマクロの実行
  • No.9 ファイルのコピー
  • No.10 メールの自動振り分け
  • No.11 フォーマットの決まった提出書類の自動生成
  • No.12 AIとRPAでチェック機能を自動化
  • No.13 OCRとAIを活用した自動処理への利用

 

No.1 定期的な専用アプリによるルーチン処理の実行

RPAが最もよく使われるケースは、自動化できそうにないレガシーなシステムの自動化です。例えば、企業の基幹システム専用アプリを起動し、ログイン処理を経て、あるボタンを押して登録済のバッチ処理を実行し、その結果をチェックする、といった、これまで人が必ずやらなければならなかった処理は、RPAで自動化できます。

なお、このような場合、チェックしてNGだったら、どうやって担当者に知らせるかが課題です。そこで、画面のコピーを残したり、メールで通知するなど、運用環境に合わせて設定します。

 

No.2 Excelから専用アプリへ

オフィスで事務の仕事をされる方の多くが、Excelを使っています。誰でも使えるのでパートや派遣の方にExcelに入力してもらえれば、その後、データを加工し、他のシステムへの入力としても使えます。しかし、全ての企業がうまくExcelを活用できている訳ではありません。

例えば、大勢のパートや派遣の方にExcelに登録してもらい、その後、会社の基幹システム専用アプリで、権限を持つ正社員が時間をかけてデータを移している、という会社もあるでしょう。この場合、RPAを活用し、自動でExcelのデータを専用アプリに入力できれば、大幅な工数削減が可能です。

 

No.3 専用アプリからExcelへ

会社によっては、複数の情報システムを利用しているのではないでしょうか。しかし、それらがデータを共有しているとは限りません。さらに、その情報システムの出力が、そのまま業務で使えないので、社員がExcelにコピーし、そこで計算した数字を別の情報システムに入力することもあります。

このような、専用アプリの機能不足のため、人がデータを読み取ってExcelにコピーする処理は、RPAで自動化できます。このように、複数の古い情報システムを今も使っている企業でも、RPAを活用すればデータの連携や自動転送が可能です。

 

No.4 Webブラウザから専用アプリへ

先ほど、Excelから専用アプリへのコピーの例を紹介しましたが、Excelの代わりにWebブラウザからコピーすることも可能です。今は、多くの企業がクラウドを活用しています。そして、クラウドは、どこにいても使えるのがメリットであり、営業担当者が社外で入力したり、テレワーク中の社員が自宅で使うなど、いろいろな使い方が可能です。

しかし、クラウドに入力したデータを、既存の情報システムで活用するのは簡単ではありません。通常は、人が時間をかけて、Webブラウザから専用アプリにコピーするしかありません。なお、Webブラウザを開き、指定した箇所のデータをコピーするという処理は、RPAの得意分野です。この処理もRPAで自動化し、事務処理の工数を削減できます。

 

No.5 専用アプリからWebブラウザへ

先ほど、クラウド上のサービスに登録したデータをWebブラウザから専用アプリにコピーする例を紹介しましたが、逆のケースもあります。例えば、社内に設置されたサーバーで稼働している販売管理システムの情報を、営業担当者が外でチェックするには、会社に電話するしかありませんでした。しかし、クラウドのサービスを介してチェックできれば、いろいろな使い方が可能です。

そして、先ほどと同じように、この処理もRPAで自動化できます。クラウドのサービスを活用して、DXを目指す企業にとって、RPAが有効なのは、これが理由の一つです。

 

No.6 WebブラウザからExcelへ

企業で使われる情報システムは、昔は専用アプリが使われていましたが、最近はWebブラウザで動作するアプリもあります。しかし、セキュリティに配慮され、接続できるのは社内のみというケースがほとんどです。そこで、部署によっては、定期的にExcelにコピーし、それを業務で活用しているケースもあるでしょう。

RPAの基本は、パソコンの画面に表示された数字や文字をコピーし、それをアプリの入力とする機能です。さらに、拡張機能として、Webブラウザに表示されたHTMLや、Excelの各セルの値にアクセスする機能があります。そのため、Webブラウザに表示されたデータを、Excelの特定のセルにコピーするのは難しくありません。

 

No.7 ExcelからWebブラウザへ

先ほどの逆で、Excelの特定のセルの値を、Webブラウザの入力欄にコピーすることも、もちろん可能です。例えば、Excelは、マクロを組めば、事務処理の自動化が可能です。さらに、Webブラウザで実行するJavaScriptを活用すれば、クラウド上のサーバーに効率的にデータをアップロードすることもできます。そして、RPAでExcelのマクロとWebブラウザのJavaScriptを自動実行すれば、かなり高度な事務の自動化も実現可能です。

 

No.8 定期的なExcelのマクロの実行

先ほど、ExcelマクロもRPAで実行できると説明しましたが、定期的にExcelマクロを実行するのは、それほど簡単ではありません。まず、他のExcelファイルのデータを使うマクロであれば、そのファイルが更新されているか、チェックしなければなりません。また、1つのマクロの実行結果から判断し、別のマクロを実行するケースもあるでしょう。

このような場合、RPAの条件分岐が活用できます。ファイルの有無や更新の有無、また、アプリの実行結果のメッセージによって条件分岐さえることも可能です。ただし、このような処理を組む場合、事前に処理内容をRPAエンジニアが評価し、詳細なシナリオを作る必要があります。

 

No.9 ファイルのコピー

ある部門で使っているNASに格納されたファイルを、別のNASにコピーしたり、また、クラウドの共有ドライブから、社内LANに接続したローカルなNASにファイルをコピーするなど、定期的にファイルをコピーしているケースはたくさんあります。バックアップソフトが使えるケースもありますが、ファイル名を変更したり、コピーした記録を付ける、などのルールがあれば、人がやるしかありません。

しかし、このような複雑なファイルの転送は、RPAで自動化できます。さらに、ファイルをコピー後の処理といっしょに自動化したり、元のファイルを加工してから転送するなど、その前後の処理も含めて自動化できるかもしれません。

 

No.10 メールの自動振り分け

会社の代表アドレスに届いた問い合わせメールを、誰かが振り分けして担当部署や担当者に転送しているのではないでしょうか。メールの転送は簡単だと思われるかもしれませんが、処理するメールの数が多ければ、時間がかかり、転送ミスする可能性もあります。そして、このような作業は、RPAで自動化が可能です。

RPAを使った簡単なメールの転送方法は、送信者と担当者のリストを登録しておき、メールの送信者をチェックして、そのメールを該当する転送者に送信する方法です。さらにシナリオの作り方によっては、複雑なメール転送処理も可能です。

No.11 フォーマットの決まった提出書類の自動生成

役所に提出する書類の作成は、複数の情報システムや別のExcelなどからデータを探し出し、担当者がExcelのひな型にそれを記載して印刷している、というケースが多いのではないでしょうか。

しかし、マニュアルができていたとしても、担当者が変われば、その都度かなりの手間がかかります。そして、これまで解説したように、このような専用アプリからデータを取り出して、ExcelにコピペするのはRPAに適した処理です。このような面倒な処理は、ぜひ、RPAで自動化し、作業の効率化を図りましょう。

 

No.12 AIとRPAでチェック機能を自動化

ここ数年、機械学習を利用したAIが、いろいろなサービスで活用されています。そして、そのようなAIの活用分野として注目されている機能の1つが、正しい日本語かどうかをチェック機能です。

なお、Webブラウザから利用者に入力してもらうシステムでは、そのデータをそのまま使えないケースが多く、そのチェックを人が行ってるケースがたくさんあります。そして、これは、RPAとAIを活用すれば、システムを大幅に改修することなく自動化が可能です。

やり方はいろいろありますが、最も簡単な方法は、利用者が入力したデータをAIでチェックするアプリにコピペして、もし、正しくないと解れば担当者に対応を依頼する、という方法です。これだけでも、担当者の工数を大幅に削減できます。

 

No.13 OCRとAIを活用した自動処理への利用

大手企業ではペーパーレスが推進され、紙の文書が使われるケースが減っていますが、役所や中小企業の多くでは、まだ、大量の紙が使われています。しかし、紙の文書が前提では、クラウド上の最新のサービスでその内容を利用できません。

そこで、ペーパーレスを目指す役所や企業が導入を検討しているのが、紙の文書から文字や数字を読み取るOCRです。さらに、OCRで読み取ったデータを、先ほど解説したAIを組み合わせれば、文字の読み取りミス防ぐことも可能です。このように、OCRとAIをRPAで連携させれば、大量の紙の文書から自動で文字や数字を読み出し、クラウド上のシステムで利用することも可能です。

まとめ:

RPAをうまく使い、大幅にコスト削減を実現した企業もありますが、検討したものの、うまく活用できていない企業が多いのではないでしょうか。今回紹介したように、RPAのできることはたくさんあります。そして、それらをうまく活用できれば、どの企業でも費用削減や工数削減が可能です。エンジニアとして提案できる引き出しを増やし、RPAを使って業務効率化を実現しましょう。

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「IT起業家・フリーランスの自立を支える」というビジョンの元、「週2日からの業務委託案件を紹介する、ITプロパートナーズ」を運営。 ■BestVenture100に創業初年度で選出 ■取材記事:自立する覚悟が、働き方を変える
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