労務管理には、勤怠管理や賃金計算、福利厚生や社会保険の手続きなど幅広い業務が含まれます。従業員が気持ちよく働けるだけでなく、法律に反しない会社経営のため、不可欠の業務です。
この記事では、労務管理の役割から具体的な業務内容、注意点や求められるスキルなどを解説します。就業環境を整備を考えている方は、自社の現状を照らし合わせて改善の参考にしてください。
労務管理とは
労務管理とは、労働者と使用者の間で結ばれる「労働条件」に関わる管理を行う仕事です。具体的には、労働時間、賃金計算、福利厚生、社会保険、各種手当の手続き等が当てはまります。
基本的には人事部の管轄となる業務ですが、会社によって部署名は異なります。「総務」の名前で労務管理を行うケースもあれば、賃金計算業務のみを「経理」が行うケースもあります。業務では、割増賃金の計算や有給の取り扱いなど、管理面の正確さと法律面の知識が求められます。
会社として整備されているのが「当たり前」であるため、ミスなく行わなければいけない仕事です。
労務管理の役割と目的
労務管理の主な役割は2つあります。
一つは「適切な管理による従業員の生産性向上」です。企業の資産の一つである人的資産は有限であり、労務管理はその資産の効果的な働きをサポートします。効率的な働き方、残業の調整、効果的なリフレッシュなどを通じて、よりパフォーマンスの高い働き方を実現できます。
もう一つが「法令順守による企業のリスク回避」です。有給の付与や福利厚生、労働環境の安全衛生など、世間には会社が守らなくてはいけないさまざまな法律があります。そうした労働関連法を順守し、健全な企業経営を行うために、労務管理はなくてはならないものです。
労務管理と人事管理の違い
労務管理と人事管理は、おなじ「人事部」に分類されやすい業務ですが、違いがあります。
労務管理は、勤怠管理や賃金計算など、すでにいる従業員の労働の対価を扱います。また、就業規則の管理や職場環境の整備など、制度や環境などの外部要因から従業員の生産性にアプローチします。
一方人事管理は、評価制度や配属・異動、研修など、従業員の働く動機付けにアプローチすることで組織の生産性向上に貢献します。組織の規模によっては、労務管理と人事管理を一人の担当者が兼任するケースもあります。
労務管理の具体的な仕事内容
次に、労務管理に含まれる具体的な仕事内容について解説します。
1.労働契約に関わる業務
労働契約に関わる業務とは、雇用契約書の作成や締結を指します。新卒や中途採用の社員の入社に合わせて行います。新卒採用の場合は主に4月ですが、中途採用をメインで扱う企業では、時期を問わず入社が発生します。
労務管理では、新しい社員の入社タイミングに合わせて雇用契約書を作成すると共に、必要に応じて入社時研修の準備も行います。
2.法定三帳簿の作成
労働基準法で一定期間の保存が定められる法定三帳簿の作成も、労務管理の一つです。法定三帳簿とは、以下の3つの書類をいいます。
- 労働者名簿
- 賃貸台帳
- 出席簿
それぞれについて詳しく解説していきます。
労働者名簿
労働基準法第107条および労働基準法施行規則第53条において作成と保存が定められています。労働者ごとに、「氏名」「生年月日」「住所」「従事する業務」など、指定事項を記した書類です。
賃金台帳
労働基準法第108条および労働基準法施行規則第54条において、作成と保存が定められた書類です。「氏名」「性別」のほか、「賃金計算期間」「労働日数」「労働時間」「時間外労働時間数」等を、毎回の給与計算ごとに作成します。
出勤簿
出勤簿の作成は、ほかの2つの書類とは異なり労働基準法に作成の定めはありません。しかし、2017年に厚生労働省が発表したガイドラインに乗っ取り、企業やタイムカードの記録や出勤簿といった労働時間の記録を残さなければいけないとされています。
3.労働条件の変更や管理
異動・昇給・降格など、労働条件の変更がある場合、それにあわせて個別の雇用契約書の変更・締結を行います。業績悪化に伴う賃金カットなど、労働者にとって不利益となる変更が発生する場合は、個別の合意の後に契約書の変更を行う必要があるなど、法律に即した対応が求められます。
また、賃金や手当の変更など、給与計算に関連する情報は、次の給与計算の際に正しく反映されるよう、情報の書き換えを行います。
4.就業規則の作成や変更
就業規則は、事業場ごとに定められた労働者と使用者の間のルールをいいます。常時10人以上の従業員を雇用する企業は、就業規則を作成し管轄の労働基準監督署に提出する義務を負います。
労務管理では、労働関連法に沿った就業規則の作成のほか、法令変更に合わせた変更を行います。年次有給休暇の消化や育児休業の取得回数など、年々変化する法律・制度に合わせた就業規則が求められます。
5.勤怠管理
勤怠管理は、後に説明する給与計算の基本となる業務です。従業員ごとに、労働時間を正しく計算します。遅刻・早退・休暇の管理も含まれます。時間外労働、休日労働、深夜労働に当てはまる勤務分は割増賃金の対象となるため、ミスのない管理が必要です。
また、時間外労働が多くなっている従業員は、現場上司と連携して働き方を見直すよう是正に取り組むこともあります。
6.社会保険・労働保険の手続き
健康保険、介護保険、雇用保険、厚生年金など、社会保険の手続きを行います。新たに入社した人の加入手続き、退職する人の退会手続きのほか、任意継続を希望する人にも対応します。
また、社会保険料は、実際の給与ではなく3カ月の給与の平均である標準報酬月額を元に算出されます。この社会保険料算出の元となる、年に1回行われる社会保険料の算定基礎届も労務管理の仕事です。
7.給与・賞与の計算
毎月の給与が指定した日に振り込まれるよう、勤怠情報から賃金を計算します。あわせて、有給日数の付与や管理も行います。給与計算では、勤務日数・時間だけでなく、昇給・降格の有無や扶養家族の変更も関わってくるため、細かいチェックが必要です。
月々の給与計算の他、賞与の計算や、1年間の所得税を精算する年末調整も労務管理の大きな仕事です。
8.福利厚生の管理
福利厚生の充実も、従業員満足度の向上に欠かせません。近年は、ワークライフバランスを考慮した福利厚生メニューや、従業員のキャリアアップを支援する内容が、企業のイメージアップを助けるものとして注目されています。
自社の従業員のニーズをくみ取りつつ、時代に合った福利厚生制度を充実させることが、働きやすい職場づくりにつながります。
9.健康管理
近年、従業員の健康を促進し病気やケガを予防する取り組みが企業の生産性を支えるとして「健康経営」が注目を集めています。健康経営につながる取り組みにはさまざまな施策があり、自社の状況の把握・分析・施策の検討・実行という一連の健康管理も、労務管理に課せられた役目です。
健康経営の施策として、「ウォーキング」や「禁煙」など、健康促進のための取り組みをポイント化し、たまったポイントを社内の専用アプリで商品等に変換できる施策を導入する企業もあります。労務管理が世間の動きに敏感になり、自社に合った施策を情報収集する姿勢が必要です。
10.安全衛生管理・ハラスメント対策
従業員が活き活きと働ける職場づくりに向け、安全衛生管理やハラスメント対策も労務管理の重要な役割です。
年に1度の実施が義務付けられている従業員の健康診断は、結果の集団分析や産業医との連携を活用することで、健康経営に活かすことが可能です。また、相談窓口の設立、ハラスメント対策研修の実施など、現実的に機能する体制を構築し各種ハラスメントを許さないという姿勢を発信することが、誰もが安心して働ける環境を作ります。
11.退職・休職・異動手続き
従業員の入退社に伴う手続きも労務管理の仕事です。近年、精神的な不調を訴える人の数は増加しています。自社内でメンタル不調に陥った従業員が出た場合、適切な対応ができるよう、日頃から休職について就業規則に明記するほか、休職から復職までの支援体制を確立しておきましょう。
スムーズな情報発信や、本人の状態に考慮した対応が、従業員の職場復帰を手助けします。
労務管理の注意点や課題
労務管理は、会社と従業員との信頼関係の基礎となる仕事です。そのため、労務管理分野での失敗は、会社のイメージを大きく傷つけるだけでなく、従業員の働くモチベーションを削ぐ結果になりかねません。
従業員が安心して働けるよう、勤怠管理や賃金計算といった基本の業務を確実に行うほか、時代に合わせた制度や体制を構築できるよう、常にアンテナを張る必要があります。
コンプライアンス（法令順守）
残業代未払いやパワハラなど、コンプライアンスに反する企業に向けられる世間の目は、年々厳しくなっています。ひと昔前は、コンプライアンスは大企業のみが重視するものでしたが、情報伝達の早い現代においては、企業規模を問わずその重要性が認識されるようになりました。
従業員数が少ない会社であっても、労働基準法違反となる働き方は、社名と共に公開されます。さらにインターネットの発展により、内部関係者による告発が一気に広がる可能性もあります。
「うちは小さいから」「創業まもないから」という理由で、法令を無視し職場環境を整えない状態は、いずれ大きな信頼損失につながります。自社の制度や運用が問題ないか、常にチェックする姿勢が必要です。
多様な働き方への対応
労務管理に力を入れている企業は、多様な働き方に対応する柔軟性に優れています。新型コロナウイルス感染症が拡大した時期は、多くの企業がテレワークの導入に舵を切りました。迅速な動きの背景には、テレワークに即した勤怠管理方法が確立されていたり、情報セキュリティ体制が日頃からしっかりしていたりと、時代に合わせてアップデートされてきた労務管理があります。
そのほかにも、休暇と仕事を柔軟に組み合わせるワーケーションや、在宅勤務とオフィス出社を組み合わせるハイブリッド勤務、時短勤務や育児休業の拡大など、多様な働き方を支えるために労務管理は欠かせません。働き方が異なれば、勤怠管理や給与計算の仕組みも変わります。就業時間のみに縛られない、評価制度とキャリアプランの構築も必要です。
労働関連法への深い知識と、実務に即した運用が、組織の多様性を後押しします。
個人情報の管理
労務管理は従業員の個人情報を扱います。住所や生年月日のほか、家族構成や賃金など、いずれも機密性の高い情報ばかりです。
こうした個人情報が、個人の不注意からマルウェア等の被害に遭い流出する事故が報告されています。労務管理を行う担当者は、扱っている情報の重要性をしっかりと認識し、高い情報セキュリティ意識を持つことが求められます。
不審メールの見分け方や、コワーキングスペースでの端末の取り扱い、最新のウイルス対策についてなど、日々知識をアップデートすることが個人情報を流出リスクから守ります。
業務改善意識
労務管理で扱う情報は膨大です。法定三帳簿のように一定期間の保存が必要なものもあれば、給与情報のように社会保険料の改定や年末調整など他の業務で必要となるものもあり、情報の守秘性・検索性が業務効率化に直結します。
情報の扱いだけでなく、変更される法令に適した対応も必要です。役所への様式一つ変わるだけで、社内の業務フローを変更しなければいけなくなることもあります。正確性を求めるあまり、従来のやり方に固執するのではなく、常に業務を効率化させる意識を持つことが適切な労務管理を実現します。
労務管理に必要なスキル・知識や資格
労務管理の業務は、弁護士のような資格職ではありません。そのため、未経験の従業員でも適切な指導を受けることで業務を担当できます。ただし、労務管理は日々変化する法令に対応するため、知識をアップデートし続ける必要があります。労務管理に適している人の、スキル・知識について見てみましょう。
労務管理に必要なスキル・知識
労務管理の業務を適切に行うためには、関連する法律の基本知識が不可欠です。また、情報をアップデートする学習意欲のほか、従業員と向き合うコミュニケーション能力や基本のITスキルも求められます。
労働法関連の知識
割増賃金の計算方法、賞与の社会保険料、男性の2回目の育児休業、介護休暇中の助成金。これらを正しく処理するには、関連する法律の知識が欠かせません。勤怠管理や給与計算、社会保険料手続きなど、労務管理のどの業務にも法律が関係しています。
労務管理の業務は広範囲に及ぶため、最初から全てを理解している必要はありません。業務に必要な知識を、自ら積極的に学ぶ姿勢がある人は、労務管理担当者として任される業務も増えていきます。
情報を日々アップデートする学習意欲
労務管理で扱う法律は日々変化していきます。たとえば2022年4月からは、男性の育児休業取得促進のため、新たな制度が設立されました。こうした変更は一度あれば終わりではなく、より良い制度構築に向け改正が繰り返されます。
改正された法律内容が、自社にも適用されるものかどうか確認するとともに、自社に適した導入方法や社内での啓蒙方法を考えるのも労務管理の仕事です。うっかりして法律の変更を見逃さないよう、日々学ぶ姿勢が問われます。
コミュニケーション能力
労務管理は、従業員に安心して快適に働いてもらう職場づくりのための業務です。制度や法律と密接に関連している一方、向き合うのは「人」です。たとえば、長時間労働是正のため、ノー残業デーを実施するにしても、制度を作るだけでは現状を変えるのは難しいもの。
なぜその施策が必要なのか、従業員と目的を共有し人を動かすコミュニケーション能力が不可欠です。相手の状態を想像し、寄り添う力が、良い労務管理を作ります。
基本的なITスキル
基本的なITスキルは、労務管理の正確性を高めます。プログラミングなど高度なものである必要はありません。エクセルの基本操作のほか、関数やショートカットキーを覚えておけば業務効率化につながります。また、ウイルス対策ソフトなど基本の情報セキュリティ知識は、ウイルスの脅威から情報を守ります。
近年では、労務管理のためシステムを導入する企業も増えています。勤怠管理システムや給与計算システムの使用経験があれば、労務管理担当者としてプラスに評価されるでしょう。
労務管理で役立つ資格
労務管理の仕事に従事する際、役立つ資格についてご紹介します。
労務管理士
労務管理士とは、労働基準法や労務管理についての専門知識を有する人材育成を目的とした民間資格です。労務管理士の試験を主催する団体は、一般社団法人日本人材育成協会と、一般社団法人日本経営管理協会の2つがあります。
労務管理の仕事にはじめて従事する人や、より専門知識を身に着けたい人が、労務管理の仕事に求められる知識を学び、確認する資格として適しています。
社会保険労務士
労務管理に留まらず、人材に関する労働および社会保険の関連法令に精通した専門家に与えられる国家資格です。企業の採用から退職まで、社会保険に関する手続き、年金の問題、労働契約についてなど、幅広く取り扱います。
労務管理担当者のキャリアアップにつながりますが、資格の難易度の高さでも知られています。
社労士についてより詳しく知りたい方は下記の記事も参考にされてください
労務管理を効率化するには？
労務管理は広範囲にわたるため、自社の職場環境を整えるのに「何から手を付けていいかわからない」となる方も多いでしょう。労務管理を効率的に実施するために、自社で担当者を育成するほか、部分的にシステムを導入したり、一部をアウトソーシングする方法があります。
労務管理システムの導入
労務管理で大きな比重を占めるのが、「勤怠管理」「給与計算」「社会保険の手続き」です。これらの全てまたは一部をシステム化するだけで、業務効率化につながります。
システムによっては、対応している業務範囲に違いがあります。現状の業務フローを確認しながら、どこまでを連携させるのが自社に適しているのか検討するとよいでしょう。
業務委託やアウトソーシングの活用
専用システムを導入しても、使いこなせる人材がいないかもしれないと不安な場合は、一部の業務を外部に委託する方法があります。
社会保険労務士のように、労務管理に精通しているスペシャリストであれば、必要情報を渡すだけで対応してくれるため、人材育成のコストがかかりません。費用面で業務のすべてを委託することが難しい場合は、一部の業務のみをアウトソーシングする方法もあります。
近年では、「福利厚生の見直し」「勤怠管理」「就業規則作成の相談」など、特定の業務をリモートワークで委託できるサービスも誕生しており、上手く活用することで効率よく労務管理を行えます。
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労務管理に関するまとめ
一見地味なイメージがある労務管理の仕事ですが、広範囲に渡って健全な企業活動を支える重要な仕事です。労務管理の担当者には、正確性やマルチタスク、コミュニケーション能力から、関連する法律に精通した専門知識が求められます。
正しい労務管理は、従業員が活き活きと働ける職場づくりにつながります。従業員の成績が振るわない、職場の覇気が感じられない、といった課題がある場合には、労務管理の在り方から見直してみてはいかがでしょうか。
