近年、1on1ミーティングは、部下の育成やエンゲージメント向上に役立つとして多くの企業で実施されています。しかし、「1on1で何を話せば良いのか？」「どんなネタが効果的なのか」といった悩みは上司、部下共に多いです。
そこで本記事では、意味ある1on1ミーティングにする為に話すべき具体的なテーマ例を、部下を抱えている上司向けに紹介します。効果的な1on1ミーティングを実施するために、ぜひ参考にしてください。
Contents
1on1ミーティングの目的や重要性
1on1ミーティングとは、上司と部下が1対1で話し合う面談のことで、多くの企業で導入されています。対話を通じてお互いの信頼関係を構築するが可能です。
なお、1on1ミーティングで話すことは、目的によって決まります。そのため、まず実施の目的や重要性を理解するのが大切です。
まずは1on1ミーティングの目的や重要性を解説します。
部下の育成
まず1on1ミーティングの目的にあげられるのが、部下の育成です。
部下が抱える課題や悩みを直接聞きだし、部下と一緒に課題解決を目指すことが期待できます。また、課題解決に向けての思考力や業務改善への意識を高めることができ、部下の育成やモチベーション向上につなげることが可能です。
例えば、1on1ミーティングにおいて課題解決に向けたフィードバックをすることで、部下の能力を引き出すことができます。また、今後のキャリアや身につけたいスキルをヒアリングし、助言をすることで長期的な目線での部下の育成にもつなげられます。
信頼関係の構築
1on1ミーティングは、上司にとって部下の状況をリアルタイムに知れる機会です。上司と部下が密なコミュニケーションを取ることにより、互いの信頼関係を高められます。
ただし、部下の話を聞かずに上司が一方的に話をしてはいけません。部下との信頼関係を構築するためには、部下の意見に耳を傾け、部下が積極的に自身の思いを伝えられる環境を作ることが大切です。
エンゲージメントの向上
1on1ミーティングで把握した部下の課題や悩みに対して早期に対応することで、部下の会社へのエンゲージメントを向上させることができます。
1on1ミーティングにより、部下は自身の可能性や気づきを得る習慣を身に付けることが可能です。こうした気づきは、部下のやる気につながるといえます。
従業員や組織状況の把握
1on1ミーティングにより、従業員や、社内の組織状況を共有することが可能です。このように従業員や組織状況を把握することは、部下に対する適切な人事評価のために重要といえます。組織内での状況を知ることで、結果だけでなくその過程も含めた評価が期待できるためです。また、部下の組織に対する不満から突発的な退職を防ぐことにもつながります。
1on1ミーティングで話すこと・具体例をテーマ別に紹介
1on1ミーティングのさまざまな目的や重要性について把握したところで、ここではテーマ別の具体例をご紹介します。前述した目的を押さえた上で、部下に質問することが大切です。
プライベートに関する話
プライベートについての話をすることは、信頼関係の構築に役立ちます。
プライベートに関する話の具体例は下記のとおりです。
- どのような趣味があるのか？
- 休日に何をしているのか？
- 家族とどのように過ごしているのか？
1on1ミーティングの途中で会話が途切れてしまったときなどに、プライベートに関する話をするのが最適です。上司は、ときには自身のプライベートについても積極的に自己開示することで、部下との信頼関係を高められます。
健康状態に関する話
身心の健康状態についての話題は、従業員や組織状況の把握につながる重要なテーマです。
健康状態がテーマとなる質問の具体例として以下があげられます。
- 仕事でストレスを抱えていないか？
- 体調で気になることはないか？
- 人間関係は良好か？
- 生活のリズムが極端に乱れていないか？
一般的に会社では健康診断が実施されます。しかし、1on1ミーティングをとおして健康診断だけではわからないメンタルヘルス面の状況を把握でき、効果的です。
モチベーションに関する話
モチベーションについての話をすることで、エンゲージメントの向上が期待できます。
モチベーションに関する質問の具体例は以下のとおりです。
- 業務においてやりがいを感じていることは何か？
- 会社に対する要望はあるか？
- 業務内で課題だと感じることは何か？
質問に対して前向きな回答を得た場合は、部下の業務に向き合う積極性の高さを評価することが可能です。高い評価は、部下のやる気をさらに高めることにつながります。
他方、ネガティブな発言があった場合は、上司は否定することなく発言内容にきちんと耳を傾けましょう。例えば福利厚生や給与、労働時間等に関する内容であれば、より良い労働環境を構築するために労務管理の見直しにもつなげられます。
業務内容や直面している課題に関する話
業務の内容や抱えている課題進捗についての話題は、部下の育成や信頼関係の構築といった目的の達成につながるテーマです。
業務や課題に関する質問の具体例は以下のとおりです。
- 現在関わっている業務の内容は？
- 組織に対する不満はあるか？
- 業務で悩みはあるか？
- 改善したいことは？
- 所属するチームの課題は何か？
- 上司にしてほしいことは？
1on1ミーティングでなければ聞きにくい内容が並びます。しかし、1on1ミーティングという機会を活用して、普段は聞けないような質問をすることで部下との信頼関係を構築することが可能です。
また、部下が抱える課題に対して改善策を提案するきっかけにもなります。そして、成功に向けてのノウハウを教えることで、部下のスキル向上を期待できるでしょう。
組織状況に関する話
部下が所属するチームなど組織状況について質問すれば、従業員や組織の状況を的確に把握することが大切です。
組織状況に関する具体的な質問例として、以下があげられます。
- 同じチームの同僚との人間関係は良好か？
- 他の同僚の中に様子が気になる人はいないか？
部下本人だけでなく、他のメンバーの様子を確認することで問題の早期把握が実現します。そして、吸い上げた問題が大きくなる前に対処することが可能です。
目標設定や自己評価に関する話
目標設定や自己評価については、部下の育成やエンゲージメントの向上に必要な重要なテーマです。
- 業務の進捗は何%くらいか？
- 次にどのようなことができるようになりたいか？
- 現在の業務状況は100点満点の中で何点か？
- 現在の業務について思っていることは何か？
- 目標を達成して何を得たいか？
組織全体の方針を前提に、上司と部下が目標を設定します。定期的に機会を設けて自己評価をしてもらい、上司との評価のギャップを確認することが大切です。
部下は、上司の評価を知ることで新たな目標を定め、目標に向けて成長できます。そして、会社に対するエンゲージメントをさらに高めることにもつながるでしょう。
ただし、上司と部下との評価のズレは、会社への不満の原因にもなる点に注意が必要です。会話をとおして、双方の評価のギャップを軽減できるように努めましょう。
今後のキャリアに関する話
部下が今後経験したいキャリアについての話題は、従業員や組織状況の把握に役立ちます。
今後のキャリアに関する質問の具体例は以下のとおりです。
- 自身の強み・弱みは何か？
- 強みを活かせる業務とは何かだと思うか？
- 今後チャレンジしたいことは？
- 将来はどのようなキャリアを目指しているのか？
少し踏み込んだ話題となりますが、部下が今後積んでいきたいキャリアを知ることで、部下の意外性に気づくこともあります。そして、部下の可能性を広げ、新たなキャリアをサポートしていけるでしょう。
会社の戦略や方針の共有に関する話
会社の戦略や方針を共有することも、1on1ミーティングの重要なテーマのひとつです。部下の育成などに役立ちます。
まず、上司から会社の戦略や方針について詳細を伝えた上で、部下に質問します。
具体例は以下のとおりです。
- 会社の方針に対する疑問点は何か？
- 上層部の決定についてどう思うか？
会社の経営層と社員との意思疎通を図り、会社の戦略や方針に対して部下が自分のこととして考えていけるようにサポートします。
1on1ミーティングで話す際に意識すべきこと
1on1ミーティングによる効果を得るためには、ただ部下と話すのではなく、ミーティングを実施する意義を押さえておくことが大切です。ここでは、効果的な1on1ミーティングを実施するために意識しておきたいポイントをご紹介します。
1on1の目的を理解してもらう
まず、1on1ミーティングの目的を部下に伝え、理解してもらうことが重要です。1on1ミーティングには、人事評価面談など他のミーティングとは異なる目的があります。
1on1ミーティングの目的を達成するために、目的や意図を伝えて効果的な時間にしましょう。
部下の話を傾聴する
1on1ミーティングは、部下のための時間です。そのため、上司は部下の話によく耳を傾けるようにしましょう。人は誰でも自分の話を聞いてくれないと感じると、自分の気持ちや意見を言わなくなる傾向があります。
部下が自身の気持ちや意見を発せられなくなれば、1on1ミーティング実施の効果は期待できません。まずは最後まで部下の話を聞き、指摘したい点があれば別の機会に話しましょう。
自己開示する
上司は、部下の話を聞くだけでなく、自己開示をすることも大切です。前述のとおり、1on1ミーティングの目的のひとつに、上司と部下の信頼関係を維持することがあります。
相互理解を深めるためにも、上司は自身の話を交えながら、部下が本音で話しやすい環境を構築しましょう。
答えではなくヒントを与える
部下に対して話す際は、答えではなくヒントを与えるようにします。1on1ミーティングは、部下の育成という目的達成のために必要な機会です。しかし、上司が答えを用意してしまうと、部下は自身で課題解決について考える力を養うことができません。
上司は、部下が自身で考え成長していけるよう、課題解決の糸口を見いだすためのヒントを伝えましょう。
1on1ミーティングで「話すことがない部下」への対応
1on1ミーティングを実施しても、部下が話をしてくれなければ目的を達成することはできません。部下の話を引き出して効果的なミーティングをするためにも、話すことがない部下への対応方法をご紹介します。
まずは部下の心理を理解する
最初に、話すことがない部下の心理を理解しましょう。話すことがない状態に陥る背景として、上司への信頼感や安心感の欠如などが考えられます。
上司は、話すことがない部下に対して、理由や背景を考えることが大切です。
アジェンダを用意する
「話すことがない」という状態を回避するのに、1on1ミーティングで話す内容をまとめたアジェンダを事前に用意しておくことが効果的です。部下から自由に話す形式の場合、部下はプレッシャーを感じやすくなり、話すことがない状況が作り出されてしまいます。
アジェンダを作成することで、1on1ミーティングでの会話のヒントを得ることができ、スムーズに双方が会話を進めることが可能です。
オープンクエスチョンを活用する
部下へ質問する際は、オープンクエスチョンを意識しましょう。「はい」「いいえ」で答えられる質問をしてしまうと、回答の選択肢が狭まり、会話をとおして部下の本音を探ることができません。
部下が質問への回答を自身で考え、自分の言葉で伝えられるように、上司は配慮して質問する必要があります。
1on1ミーティングの進め方
1on1ミーティングの概要がわかったところで、具体的な進め方を把握しておくことが大切です。ここからは、1on1ミーティングの実施前、実施中、実施後にわけて具体的な進め方をご紹介します。
実施前
1on1ミーティングの実施前にするべきことは、主に以下の点です。
- アジェンダを決める
- 日程を部下に決めてもらう
前述したとおり、アジェンダを決めておくことで、スムーズに会話を進めることが可能です。また日程は、上司が自身で決めず、部下に決めてもらいましょう。
なお、1on1ミーティングは定期的かつ継続的に開催することで意味をなします。そのため、スケジュールを決める際は、「毎月第2、4水曜日の14時から30分間」などと継続できるように日程を組みましょう。
実施中
1on1ミーティングでは、アジェンダの内容をもとに、目的への理解を深めた上で会話を進めていきます。上司としては、部下の話に耳を傾けて、時折自身の話を交えながら会話を進めていくと効果的です。
そして、1on1ミーティングをとおして部下の率直な意見を聞き出せるように、オープンクエスチョンを活用しましょう。
実施後
1on1ミーティング実施後は、話した内容をもとに互いにフィードバックします。ビジネスの場で業務管理の方法として用いられるPDCAサイクルを活用しましょう。
1on1ミーティングで浮彫りになった課題や反省点などを振り返り、改善に向けて次につないでいくことが大切です。
1on1ミーティングに関するまとめ
1on1ミーティングは、部下の育成や双方の信頼関係の構築、部下や組織状況の把握などに役立つとして多くの企業で実施されています。ただし、効果的に実施するためには、目的を理解するなどいくつか注意点を押さえておくことが大切です。
円滑に進めるために、まず上司は1on1の目的を伝えて部下に理解してもらいます。そして、部下が発する言葉に耳を傾け、時折自身の事も交えながら会話を進めていくことが必要です。本記事でご紹介した1on1ミーティングの目的や注意点、進め方などを押さえた上で実施しましょう。
