1on1ミーティングには部下の育成やエンゲージメント向上などのメリットがある反面、適切に実施しないと稀に話すことがない状況が作り出されてしまいます。
そこで本記事では、上司に向けて、1on1実施の際に部下から「話すことがない」と言われる状況が発生する原因と対策、質問例などをご紹介します。部下の話を引き出して有意義な1on1を実施するために、ぜひ参考にしてください。
なお、そもそも1on1ミーティングの概要について知りたい方は以下の記事も参考にしてください。
Contents
1on1で部下から話すことがないと言われる原因
1on1ミーティングには、部下の成長促進やエンゲージメント向上など多くのメリットがあるのが特徴です。しかし、稀に1on1ミーティングで部下から「話すことがない」と言われるような状況が発生する場合があります。ここでは、そのような状況が作り出される原因をご紹介します。
信頼関係が構築できていない
1on1で話すことがないと言われる原因の一つに、上司と部下の信頼関係が構築できていない点があげられます。特に部下が上司を信頼していないと、自身の意見や価値観を自由に発言できなくなる傾向があるため注意が必要です。
具体的には「これを言ったら評価が下がるのではないか」「上司が反対の意見を持っているのではないか」などの不安が募り、部下が意見を発しにくい状況が作り出されてしまいます。
1on1の目的や意味を理解できていない
部下が1on1の目的や実施の意義を把握していないことも、話すことがない状況を作り出す原因です。1on1にはさまざまなメリットがありますが、目的や意義を理解していないとミーティングの議題が明確に定まりません。
結果として議題を見つけることに終始してしまい、話すことがない状況に陥ってしまいます。効果的に1on1を実施するには、目的や意義を共有して浸透させることが大切です。
緊張・萎縮している
部下が緊張したり委縮したりしている場合も、話すことがない状況を作り出します。特に緊張しやすい方は、自身の評価に深く関わる上司と2人きりで会話することに抵抗を感じるケースも多いでしょう。
上司は、質問の方法を工夫するなど部下が主体性を持って発言できるような環境を構築することが大切です。
実施前に理解しておくべき1on1の目的や考え方
1on1で話すことがない状況に陥らないためにも、実施前に目的や考え方をきちんと理解しておくことが大切です。
1on1の主体は部下である
1on1は上司が一方的に話す場ではありません。上司は部下が主体であることを認識し、部下の話に耳を傾けることが大切です。
上司が主体になり部下が聞き役に徹すると、部下が自身の悩みや不安を発言できなくなってしまいます。1on1では部下の発言を引き出して傾聴することで、課題解決に向けて部下が自主的に取り組める環境を構築することが可能です。
部下を深く理解する場である
1on1のテーマは、プライベートから業務の課題、将来のキャリアイメージなど幅広い点が特徴です。多岐にわたるテーマについて話すことで、普段のコミュニケーションでは理解しきれない部下の深い部分を理解できるようになります。双方の信頼関係を構築するためにも、上司は1on1での会話内容に制限を加えないことが大切です。
なお、類似する制度に人事評価面談があります。人事評価面談の場合は部下の業務の進捗確認やフィードバックが中心となり、テーマの内容が1on1と異なる点が特徴です。
1on1で部下から話すことがないと言われない為の6つの対策とテクニック
1on1において話すことがない状況に陥らないために、どのような点に注意したらよいのでしょうか。ここでは、1on1を有意義なものとするために必要な対策とテクニックをご紹介します。
1.自己開示して信頼関係を構築する
1on1で話すことがないと言われないために、上司は自身の失敗談や生い立ちなどの情報を開示して部下に親近感を持ってもらうことが大切です。部下が安心して悩みや不安を発言できるように、十分な信頼関係を築く必要があります。
また、普段から部下とのコミュニケーションをこまめに取ることも大切です。1on1で部下が安心感を持って話しやすくなります。
2.傾聴する
上司は、部下の話にしっかりと耳を傾けることが大切です。上司が部下の話を引き出し傾聴する姿勢を見せることで、部下は心を開いて自身の悩みや不安について話せるようになります。
ただし、1on1の場でのみ傾聴しても効果的ではありません。日頃から部下の話を聞くことを心がけましょう。
3.1on1の目的と意味を理解してもらう
1on1には部下の育成や組織力の向上などの目的があります。1on1を実施するには、上司は目的や意義を部下に対して丁寧に説明して理解を深めてもらうことが重要です。そして、目的を伝える際、部下の成長を支援し協力していくことも伝えましょう。
1on1の場合、上司と部下は対等な立場で対話するのが特徴です。そして、部下は上司の指示を受けるのではなく、主体的に取り組む姿勢が求められます。目的を明確に定めて部下に共有することで、ただの雑談に終始することなく目的意識を持って1on1に臨むことができるのです。
4.オープンクエスチョンを使う
1on1を実施する際、上司は、部下が話しやすいようにオープンクエスチョンで質問をしましょう。「はい」「いいえ」で答えられるクローズドクエスチョンの場合、話題が広がらず部下の話を引き出すことができないためです。
ただし、部下が1on1に不慣れである場合は、クローズドクエスチョンを交えながら質問すると効果的な場合もあります。
5.事前にアジェンダを用意する
1on1で話すことがない状況を回避するために、事前にアジェンダを用意しておくとよいでしょう。アジェンダとはミーティングの議題やテーマ、方向性を示したものです。
例えば、趣味などのプライベートや健康状態、業務の近況、将来のキャリアなどに関する事項があげられます。
プライベートについてのテーマであれば、双方の共通点を見出しやすく会話がつながりやすくなるでしょう。また健康状態についてのテーマの場合、部下の精神的な部分を知ることにつながります。そして、業務やキャリアに関するテーマであれば、課題や目標の立て方を具体化していくことが可能です。
1on1実施の目的や得られる効果に即して、アジェンダの内容を決定しましょう。
6.過去の1on1を振り返る
1on1を実施する際は、過去に実施した内容を振り返ることも大切です。過去に対話した内容や目標の進捗などを確認できます。以前の1on1で発覚した問題や課題、不安な点などの現況を知ることも可能です。
1on1実施時のテーマと質問例
話すことがない状況を回避するために、1on1実施の際は具体的なテーマを用意した上で、テーマに即した質問をすることが大切です。ここでは、1on1実施時のテーマと質問例をご紹介します。
プライベートに関するテーマ
1on1で話すことがない状況を回避するためには、プライベートに関する質問をすると効果的です。プライベートに関する質問は、上司と部下の信頼関係を構築することにもつながります。
- 趣味は何か？
- 休日は何をして過ごしているのか？
- どのように家族と過ごしているのか？
上司は、自身のプライベートに関する話も交えながら部下の話を引き出すとよいでしょう。上司が自己開示することで、部下は心を開いて話すことができます。
健康に関するテーマ
部下の心身における健康についての質問も、1on1に必要なテーマです。従業員や組織状況を把握することにつながります。
- 同僚との人間関係にストレスはないか？
- 同僚の中に様子が気になる人はいないか？
部下本人だけでなく、他の同僚の様子を聞くことで組織全体の状況を知ることにもつながります。問題が生じている場合、大きくなる前に対処することが大切です。
業務に関するテーマ
部下の育成という1on1の目的を達成するためにも、業務に関するテーマの質問をすることが大切です。
- 部下が関わっている現在の業務内容は？
- 業務の悩みは？
- 改善したいことは？
- 組織への不満は？
- 上司に望むことは？
普段は聞きにくい内容であっても、1on1を活用して聞き出すことで部下との信頼関係を高められます。
キャリアに関するテーマ
今後のキャリアについての質問は、部下の育成や状況把握に役立つことから1on1において重要なテーマといえます。
- 自身の強みを活かせる業務は何か？
- 今後挑戦したいことは何か？
- 将来はどのようなキャリアを目指しているか？
キャリアに関する部下の考えを知ることで、部下の意外性に気づくことができます。部下の新たな可能性を知る手がかりとなり、今後のキャリアサポートに役立つでしょう。
会社の方針や戦略に関するテーマ
会社の方針や戦略を共有することも、1on1のテーマの一つにあげられます。まずは上司が方針や戦略について説明した上で、部下へ質問することが一般的です。
- 会社の方針に対する疑問点はあるか？
- 会社の方針や戦略についてどう思うか？
会社の経営者が決定したことを部下が自身のこととして考える機会を作ることができます。経営者と部下との間で意思疎通を図ることが可能です。
1on1ミーティングで話すことについては以下の記事で詳しく紹介しています。
1on1実施時の注意点
1on1にはさまざまなメリットがある一方で、注意点をおさえておくことが大切です。効果的に実施するために、1on1を実施する際の注意点をご紹介します。
一方的に上司が話し過ぎない
1on1を実施する際は、上司が一方的に話し過ぎたり、否定し過ぎたりしないように気を付けましょう。
1on1の目的には、部下の育成があります。部下の育成には、部下が主体性を持って考えを発して、自発的に解決に向けて取り組むことが不可欠です。
上司は部下の話を傾聴した上で教育方針や課題に対する解決策を提案し、部下が話しやすい環境を構築していきましょう。
質問攻めにしない
1on1において上司は、部下に対して一方的に質問するのではなく部下の話を引き出すことが大切です。部下から話を引き出すためには、部下が上司に対して信頼を寄せ、安心感を持っている必要があります。
部下の失敗談やその理由について質問攻めにしてしまうと、部下は話しにくいと感じやすくなります。結果として、部下から肝心な内容を聞き出せない可能性もあるため注意が必要です。
必要以上に緊張感を与えない
部下に対して必要以上に緊張させないような配慮が必要です。1on1を実施する実益は、普段話せないテーマについて対話できる点にあります。部下が心を開き、リラックスして考えや意見を発せられるような環境を整えることが大切です。
1on1の効果をより高めるには？
1on1をより効果的に実施するためにはいくつかポイントがあります。
まず1on1を継続して実施することが、部下の育成のために重要なポイントです。1on1は一回の実施時間の目安が30~1時間となり、比較的短いスパンで実施することに意味があります。継続できない見込みがある場合は、次回までのスケジュールを決めておきましょう。
そして、1on1を全社的に実施していくことも大切です。上司主導でなく、従業員が主体的に取り組むと効果的です。例えば「管理職向け研修の実施」「1on1の実施状況について定期的にモニタリングする」「1on1のテーマをテンプレート化して活用できる素材を用意する」といった例があげられます。
さらに、昨今はタレントマネジメントシステムを導入し、1on1の実施内容や状況を可視化する動きもあるのが特徴です。情報の開示範囲に留意が必要ですが、実施内容を具体的に知ることで従業員や組織全体の把握につながります。
まとめ
1on1は部下の育成や組織力向上などの効果がある一方で、適切に実施しないと稀に話すことがない状況が作り出されて効果を得られにくくなります。上司は話すことがない状況が作り出される原因を理解した上で、部下から話を引き出すテクニックを押さえることが肝要です。
本記事でご紹介した1on1実施時のテーマや質問例を参考にして、有意義な1on1を実施しましょう。
