人事評価制度とは?目的や評価基準、成功ポイントをわかりやすく解説

制度設計

人事評価制度が上手く機能すれば、従業員の生産性や業績が向上し、離職率の低下が期待できます。しかし、正しい手順で導入しないと人事評価にブレが生じ、かえって離職率が上がったり訴訟リスクが発生したりと、マイナスの影響が出るかもしれません。

今回は、人事評価制度を作ろうとしている方に向け、人事評価制度の目的や手法、設計方法、評価するときのポイントなどをまとめました。

人事評価制度の基本的な知識を理解してポイントを押さえ、適切に導入して人事評価制度を成功につなげましょう。

人事評価とは

人事評価とは、会社への貢献度、能力、業務の遂行レベルなどを定期的に評価し、従業員の待遇を決定する仕組みを指します。人事評価は、以下の3つで構成されています。

  • 1.評価制度
  • 2.等級制度
  • 3.報酬制度

1つ目の評価制度とは、あらかじめ示しておいた行動指標に則って従業員がどう行動し、どのような業績を残したのか評価する制度です。

2つ目の等級制度とは細分化された等級ごとに必要な役割、スキル、権限を定めておき、組織内の序列を明らかにする制度のことです。この指標を基準にして従業員の等級が決められます。

最後の報酬制度は、給与や賞与といった報酬に関する仕組みを指します。報酬制度の導入により評価制度や等級制度の結果に応じて、従業員に見合った報酬額の支払いが可能になります。

人事制度について詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてみてください。

人事評価制度の作り方とポイントをわかりやすく解説!成功事例も紹介

人事考課の違いは?

人事評価と混同されやすい言葉に「人事考課」があります。人事考課は報酬や昇進の決定を目的とし、人事評価の中に人事考課が含まれます。人事評価の目的は従業員の育成につなげることであり、昇進に深く関わる人事考課よりも概念は大きいです。

ただし人事評価と人事考課を分けず、同一のものとして運用している会社も少なくありません。会社の規模や風土などによっては、人事評価と人事考課を切り離さなくても、運用に問題ないでしょう。

時代と共に変化する人事評価制度

人事評価制度は従来、「年功序列」が一般的でした。年功序列は終身雇用を前提としており、年齢や勤続年数によって処遇が決まります。しかし、経済情勢や働き方に対する価値観の変化、グローバル化が進んだことなどの影響で、終身雇用を採用する会社が減少しました。そして年功序列から近年では「成果主義」や「能力主義」をベースにした人事評価制度が主流となってます。

また海外ではノーレイティングという新しい取り組みが注目を集めています。レイティングはランク付けを意味し、ノーレイティングとは業績にランク付けする評価制度を廃止することです。

ノーレイティングでは、ランクを付けない代わりに、1on1による面談を通してフィードバックや目標設定をし、部下を育成、評価するのが一般的です。ノーレイティングは月に数回、1on1面談をするので急激に外部環境が変化しても対応でき、上司と密なコミュニケーションが取れるため、信頼関係を構築しやすいといった特徴があります。

人事評価制度における企業の目的

人事評価制度には大きく分けて、①生産性や業績の向上、②処遇や配置の適正化、③人材育成という3つの目的があります。以下で詳しく確認していきましょう。

生産性や業績の向上

人事評価制度の1つ目の目的は、生産性向上や業績向上を図ることです。人事評価制度を設計するときに評価項目や評価基準の中に企業理念、ビジョン、ミッション、経営方針や経営目標を反映しておけば、従業員は企業の目指す方向や必要とする人材のイメージがつかめます。

企業理念などで努力の方向性を示せば、「どのように努力すれば評価につながるのか」を理解でき、適切な評価をされていると感じられればモチベーションアップにつながります。モチベーションを高く持って仕事をすれば高いパフォーマンスが得られるため、人事評価制度が適切に導入できれば生産性向上や業績向上が期待できます。

社員の待遇や配置の最適化

人事評価制度では能力や業績を客観的な基準で評価するため、評価者の主観による偏りが出づらく、総合的な評価によって従業員を適正に判断し、処遇を決定できます。従業員が本来の力を発揮するには、個人の能力や適正、貢献度合いなどを数値化することが重要です。

人事評価制度で評価基準に照らして従業員同士を比較することは、待遇や配置を最適化するのに役立ちます。

社員の人材育成

3つ目の目的は人材育成です。人事評価制度の1つ目の目的で、人事評価制度はモチベーションをアップさせ、生産性と業績を向上させるとお伝えしました。

モチベーションが上がれば従業員はスキルアップに取り組んで主体的に行動し、業務効率化が進むなど自発的な成長につながるでしょう。従業員一人ひとりが成長していくことでチームも活性化され、人材育成に役立てられます。

人事評価を行う際の項目・基準

人事評価は①能力評価、②業績評価、③情意評価の3つで構成されています。以下で詳細を解説します。

1.能力評価

人事評価制度を構成する1つ目の要素は能力評価です。能力評価とはスキルや知識など業務に必要な能力を評価する方法を言います。能力評価の項目例としては、計画力、実行力、企画力、改善力などが挙げられます。

能力評価は業績が分かりづらい事務職や管理部門の従業員を評価しやすい点が大きな特徴です。しかし能力の向上には時間がかかり、すぐに評価につながらない可能性もあるため、業績評価を併用しバランスを取りましょう。

2.業績評価

業績評価とは、従業員の能力や貢献度を評価するものを指します。業績評価は質的評価と量的評価の2種類で評価を行っており、質的評価は業務の質、量的評価は業務のスピードを対象にしています。

業績評価は能力評価と異なり、成果や達成度合いを数値で判定するため客観的で、従業員に納得感を与えやすいです。

3.情意評価

情意評価の対象は、業務を遂行するときの意欲や姿勢です。例えばチームで仕事をするときにどう取り組んでいったのか、前向きな姿勢を見せたのかなどを評価するときに使います。業績評価のように数値での評価が難しく、項目の設定も容易ではありません。

しかし情意評価によってがんばりが評価されていると実感できれば、チームのコミュニケーションが活発になるというメリットが得られます。他の評価とあわせて情意評価を組み込むと良いでしょう。

人事評価の手法と特徴

人事評価制度を適切に運用できれば、生産性向上や従業員の育成など、企業の経営戦略にとって大きなプラスとなります。人事評価制度を成功に近づけるには、自社に合った人事評価制度を選ぶことが重要です。

本章では、人事評価制度の代表的な手法と特徴を解説します。

目標管理制度(MBO)

目標管理制度(Management by Objectives)とは、設定した目標の達成度を評価する手法を言います。目標は個人やチーム単位で設定します。期限を設けて目標を明確にするため、評価しやすく、目標達成のスキル向上が期待できる手法です。

ただし、職種によっては目標が立てにくかったり、目標を低めにして簡単に達成できるようにしたりというデメリットもあります。目標を設定する際は役職に適しているか、企業の目指すものと対応しているかなどを考慮することが重要です。

コンピテンシー評価

コンピテンシーとは、高い業績を出す従業員の行動特性を指し、その行動特性を基準に重要院を評価する手法のことです。特定の期間内で従業員一人ひとりの能力を測定できるので、能力評価に向いています。

コンピテンシー評価は仕事で成果を安定して残す従業員の知識や基本的な能力などの行動特性を評価基準に設定しており、評価の際に軸がブレにくいでしょう。

適切に導入するには、優秀な従業員についてヒアリングや観察をして、部門ごとで理想とする従業員像を決定し、具体的な評価項目を設定することがポイントになります。

360度評価

360度評価とは、上司に加え同僚や部下などが多面的に対象者を評価する手法のことです。この手法は、周囲への影響を評価する情意評価に適しています。360度評価では、従来の評価制度のように上司が従業員を一面的に評価するのではなく、複数人によって評価を行うため客観性が高いのが大きな特徴です。

ただし、部下や同僚の評価を気にして叱れない、強く言えないなどのマネジメントに影響が出る可能性があります。また人間関係が悪くなる、評価慣れしていないと適切な評価が行えずブレが生じるといったデメリットも起こりやすいです。

人事評価制度の作り方や評価手順

次に評価制度の設計方法について確認していきましょう。大きく分けて5つのステップで評価制度を作っていきます。

1.評価目的を決める

評価制度で期待通りの効果を得るには、評価の目的を決めることが重要です。評価の目的があいまいだと、従業員を誤った方向に導く恐れがあります。どのような人材に育成していきたいのか企業理念やビジョンをもとに評価目的を明確にしましょう。

2.評価基準・評価項目の策定

ステップ2つ目は具体的な基準と項目の決定です。等級や階層ごとに基準を設け、どのような役割や活動を期待するか分類しましょう。そして能力評価、業績評価、情意評価の3つを詳細に分類して評価項目を決めます。

3.処遇規程を変更・策定

次に、実際の運用にあたり報酬に関連する規程の変更・策定をします。就業規則、賃金規程を変更、新しく策定するときは管轄の労働基準監督署への届け出を忘れずに行ってください。

4.評価の運用準備

4つ目のステップは、評価フォーマット(FMT)の作成です。継続的に評価を実施する場合、評価システムの導入も有効な手段の1つ。評価フォーマットや評価システムを活用してブレのなく人事評価制度を運用しましょう。

5.従業員へ周知する

人事評価制度を導入するときは説明会の開催などを行い、従業員へ周知し理解を得ます。人事評価制度は従業員の給与やキャリアに大きな影響を及ぼす重要な施策です。不信感を与えてしまうとモチベーション低下などのリスクが発生しやすくなるので注意してください。

また、評価者への事前研修を実施して人事評価制度の知識やスキルを身につけることも、人事評価制度をスムーズに運用するのに役立ちます。

評価制度の作り方は以下の記事で詳しく解説しています。

人事評価をする際のポイント

人事評価の代表的な手法を理解したら、導入するときのポイントを押さえておくと、人事評価制度の成功に近づけます。

本章では、人事評価をする上で注意すべきポイントを3つ解説します。

評価エラーに注意し公正に評価する

評価する際のポイント1つ目は、公正に評価することです。評価者は人間のため、どれほど注意してもエラーは起こってしまう可能性があります。公正に客観的な評価をするためには、代表的なエラーを理解し、対策を練ることが重要です。

人事評価で起こりやすいエラーは以下のものが挙げられます。

  • ハロー効果
  • 中心化傾向
  • 論理誤差

ハロー効果とは、対象者の優れた点に印象が引きずられてしまい、他の評価も高くしてしまうエラーのことです。

次に中心化傾向は、評価が中間値に集まりやすくなる傾向を言い、実績に関わらず5段階であれば3をつけてしまうことです。これは評価者が人間関係の悪化を恐れたり、評価に慣れていない場合に発生します。

論理誤差とは事実ではなく評価者の推論で対象者を評価することを意味します。対象者の出身大学、成績などで業務のスキルを判断して評価にも反映させてしまうことが論理誤差

にあたります。

エラーを防ぐには具体的な事実にもとづくよう指導し、必要であれば評価者への研修を行いましょう。

絶対評価と相対評価を使い分ける

次に、評価の法歩を使い分けることも、評価のポイントです。①目標や基準の達成度を評価する「絶対評価」と②組織内の立ち位置で相対的に能力や成果を評価する「相対評価」の2種類があります。

絶対評価は他の従業員の評価に関係なく、結果が評価されるので従業員が納得しやすく、一般的な方法です。相対評価であれば、目標達成しても自分より良い業績を出した従業員が高く評価されるので、下位の従業員が固定化されやすいデメリットがあります。

しかし、相対評価は評価の格差をつけ、全体的にバランスの良い評価ができるので、絶対評価に固執せず、絶対評価と相対評価を適宜使い分けるのがおすすめです。

フィードバックを行う

最後のポイントは従業員への適切なフィードバックです。人事評価制度の設計や導入に注力しがちですが、フィードバックも人事評価制度の一環であることに留意しましょう。

従業員が人事評価制度に納得して目標に取り組める環境を整備しなければ、人事評価制度の効果は出にくくなります。忙しいからと評価したきりで終わらせず、評価後はなるべく早めにフィードバックを行ってください。

人事評価制度のメリット

人事評価制度の作り方やポイントを前述しました。ここでは、人事評価制度で得られる効果について解説します。

生産性が高まる

1つ目のメリットは生産性向上です。人事評価制度で努力が評価されると認識することで、モチベーションアップにつながります。高いモチベーションは集中力を発揮し、自ら業務改善に取り組むようになり、結果として生産性の向上が期待できます。

信頼関係が向上する

人事評価制度ではフィードバックや面談が必要不可欠のため、上司と部下が信頼関係を構築しやすいメリットがあります。

評価が適切に行われていると実感できれば、きちんと自分を見てくれていると安心でき、会社や上司への信頼が強くなって帰属意識も醸成しやすくなります。

人事評価がブレた時のリスク

人事評価制度を導入しても、従業員が納得しなければモチベーションが低下してしまい、デメリットも発生してしまうでしょう。

次に、人事評価が上手くいかなかったときのリスクを2つまとめました。

離職率が上がる

人事評価制度が適正に機能すればモチベーションアップによる業績向上につながります。しかし、人事評価がブレて従業員の不信感が溜まるとモチベーションが下がってしまい、結果的に離職に発展する可能性が高まります。

きちんとフィードバックを行い、明確に評価基準を定めて人事評価制度への理解を促しましょう。

訴訟されるリスク

2つ目のリスクは訴訟トラブルです。人事評価制度は給与や役職など従業員の生活に直結する事項を決めるため、処遇が不適切だと感じた従業員が訴訟を起こすケースもあります。人事評価を行う際の基準を明確にし、評価者の主観ではなく公平な評価を行い、従業員に対して人事評価制度の周知を徹底しましょう。

必要に応じて人事評価システムの導入も

人事評価制度の運用は情報の集計作業や管理など莫大な工数が発生します。効率良く人事評価制度を運用したいのであれば、人事評価システムの導入が有効です。

人事評価システムとは目標設定、情報の集計、評価結果の入力、フィードバックの入力などを一元管理できるシステムを指します。近年では従量課金制で導入できるものや、定額のものなどがあり、会社の用途や規模に応じてさまざまなシステムを選べるようになりました。

Excelや紙では同時に入力ができず、ステータスも一目で確認できません。システムであれば簡単に情報共有できる上、データを集約する手間が省けるため業務効率化に役立ちます。予算や目的に応じ、システムの無料トライアルで試してみるのがおすすめです。

人事評価に関するまとめ

人事評価制度は導入に成功すれば、生産性の向上や信頼関係の構築に役立ちます。業績が停滞している、離職率が高い、従業員との関係がうまく築けていないといった課題を抱えているのであれば、人事評価制度の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

今回の記事では、人事評価制度の概要や手法、人事評価制度の作り方、評価のときの注意点などをご紹介しています。また、人事評価制度のメリットや人事評価がブレたときのリスクも取り上げているので、正しい導入方法を押さえて、効果的な人事評価制度の導入を行いましょう。